ArztOnline, 30.06.2010

Die Praxisdaten immer in der Tasche

Neue Mobilfunktechnik lässt sich nicht nur für die Kommunikation einsetzen. Zwei Ärzte aus Dortmund nutzen ihr iPhone auch, um jederzeit einen Überblick über die aktuellen Praxisdaten zu haben.

Von Kerstin Mitternacht

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Das iPhone hat man immer dabei, wieso es nicht auch immer und überall für die Praxis nutzen? Das dachten sich die MVZ-Betreiber Thomas Hüfner und Dr. Ulf Heydenreich aus Dormund. Beide sind große iPhone-Fans und verwenden seit etwa einem Jahr ein App auf ihrem Mobiltelefon, mit dem sie Zugriff auf ihre betriebswirtschaftlichen Praxisdaten haben.

iMedControl heißt die App und wurde von Wirtschafts- und Steuerexperten extra für Heilberufe entwickelt. Verwenden können es jedoch nur Mandanten von Advision-Steuerberatern.

"Das iPhone habe ich immer bei mir, und gerade im Zug, wo ich meistens Zeit habe, kann ich mir die Daten der Praxis wie Quartals- und Jahresübersichten anschauen. Außerdem sehe ich beispielsweise, wie hoch zurzeit die Personalkosten sind, und habe so unsere Praxisdaten immer im Blick", erklärt der Facharzt für Orthopädie und Chirurgie Thomas Hüfner. "Wir können überall auf unsere Praxisdaten zugreifen, und die Darstellung der teilweise komplexen betriebswirtschaftlichen Daten ist über die App einfach und übersichtlich", bestätigt Dr. Ulf Heydenreich, Facharzt für Orthopädie und Unfallchirugie. Die Ärzte können über die Funktion HonorarManager simulieren, wie sich etwa ihre Einnahmen oder Kosten verändern, wenn sie ab dem nächsten Monat einen bestimmten Betrag ändern.

Der Steuerberater pflegt die aktuellen Daten ein

Die komplexen Praxisdaten werden in den Einstellungen übersichtlich und vereinfacht über Grafiken und Diagramme dargestellt. Beispielfsweise mit einem Schiff, das je nach "Wetterlage" oder Datenlage im Sonnenschein oder im Sturm fährt und damit anzeigt, wie die Praxis aktuell steht. Schwankungen und Probleme werden so schnell erkannt.

Einen Zugriff auf die sensiblen und vertraulichen Daten haben nur die Ärzte. "Eingepflegt werden die Daten von unserem Steuerberater", berichtet Hüfner. Heydenreich: "Wir haben so immer einen groben Überblick über den Praxisverlauf. Wenn wir das mit Papier machen wollten, müssten wir drei Ordner öffnen und die Unterlagen zusammensuchen. So ist es viel einfacher." Mit iMedControll haben die Ärzte auch Vergleichsmöglichkeiten. "Es schärft die eigenen Sinne für die Praxis", erklärt Heydenreich. "Vor allem wenn man bedenkt, dass viele Ärzte überhaupt nicht wissen, welchen Gewinn sie machen, und keinen Überblick über ihre Kosten haben."

Papierlos war das MVZ von Anfang an

Weitere Funktionen wollen die beiden Orthopäden nicht nutzen, sonst wird es wieder zu kompliziert. "Wir waren vor einem Jahr die Ersten, die diese Anwendung benutzt haben, und sind sehr zufrieden damit", sagt Hüfner. Zusätzlich bekommen die Ärzte einmal im Monat von ihrem Steuerberater ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) in Papierform, einmal im Quartal treffen sie sich mit ihm, um über die wirtschaftliche Entwicklung zu sprechen und bei Problemen schnell gegensteuern zu können. Ob sich der ständige Blick auf die wirtschaftlichen Daten positiv auf den Praxisumsatz auswirkt, können Hüfner und Heydenreich nicht sagen. "Wir sehen die App als eine Ergänzung zu unserer modernen papierlosen Praxis, es hilft uns bei der Unternehmensführung", so Hüfner. Auch sonst sind beide in ihrer 300-m2-Praxis auf dem Stand der Technik.

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Papierlos war die Praxis von Anfang an. Im Jahr 2007 gründeten die beiden Fachärzte das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) für Orthopädie und Chirurgie in Dortmund. Karteikarten oder Papier sucht man in den Praxisräumen vergebens. Auch das Röntgen ist digitalisiert, sodass alle Daten und Bilder der Patienten gleich im PC sind. Briefe werden gescannt und dann geschreddert - diese beiden Geräte stehen am Empfang auch direkt nebeneinander.

Heydenreich war vor der Gründung des MVZ als leitender Oberarzt an der Klinik für Unfallchirurgie am St. Marien-Hospital in Hamm tätig, Hüfner war zuvor unter anderem Mannschaftsarzt von Borussia Dortmund. Beiden ist auch der Online-Auftritt ihrer Praxis wichtig. Außer ausführlichen Informationen für Patienten gibt es auf der Praxis-Website eine Online-Terminvergabe. "Diese ist allerdings nur für Privatpatienten, da sie für uns kostenpflichtig ist", sagt Heydenreich. Die beiden Praxisinhaber dachten, dass der Online-Auftritt hauptsächlich von jungen Patienten genutzt wird. Eine Fehleinschätzung, denn sie stellten fest, dass gerade ältere Patienten sich über das Internet informieren.

Überstunden gibt es für das Praxisteam in Dortmund kaum

Stolz sind die Ärzte auf die kurzen Wartezeiten von nicht mehr als 15 Minuten in ihrer Praxis. "Wir haben ein gutes Terminmanagement, was sich auch in der hohen Zufriedenheit unserer Patienten widerspiegelt", so Hüfner. Die Zufriedenheit haben sie in Patientenbefragungen ermittelt.

Die kurzen Wartezeiten ergeben sich daraus, dass den Medizinischen Fachangestellten (MFA) bei der Terminvergabe verschiedene Zeitfenster für die Patienten zur Verfügung stehen - kurze für den Verbandswechsel, längere für neue Patienten. Die Mitarbeiter müssen daher immer schon am Telefon wissen, wie der Patient einzuordnen ist. Dafür gibt es interne und externe Weiterbildung und Fortbildungen im Praxismanagement. Da morgens die Patienten bestellt werden, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, und gegen Abend die Patienten, die schon bekannt sind, gibt es im MVZ in Dortmund kaum Überstunden für Ärzte und ihre Mitarbeiter. Für die MFA gibt es zudem ein internes Qualitätshandbuch, in dem die Arbeitsabläufe beschrieben sind. Gerade für neue Mitarbeiter ist dies hilfreich, berichtet Hüfner.

Um den reibungslosen Praxisablauf sicherzustellen, holen sich die Ärzte regelmäßig eine Unternehmensberaterin in die Praxis, die jedem Mitarbeiter über die Schulter schaut. "Der Blick von einem externen Berater ist wichtig, da dieser sieht, welche Fehler sich mit der Zeit bei uns einschleichen", sagt Heydenreich.

Zusätzlich zu der Praxissoftware haben die Ärzte in den acht Behandlungsräumen eine Spracherkennungssoftware, mit der sie die Befunde von Röntgenbildern schnell diktieren können. Auch kürzere ärztliche Befunde können auf diesem Weg rasch den Patienten für ihren Arzt mitgegeben werden.

Ein optimierter Arbeitsablauf zeigt sich auch bei der Ausgabe von Rezepten oder Überweisungen, wofür die Ärzte eine vorgefertigte Liste auf dem Bildschirm haben: Mit einem Klick können sie direkt vom Behandlungsraum aus häufig verwendete Rezepte am Empfang ausdrucken.

Die beiden Ärzte sehen sich als Dienstleister am Bewegungsapparat. "Wir versuchen Patienten so zu behandeln, wie wir unsere Familie auch behandeln würden", beschreibt Heydenreich die Praxisphilosophie. Deswegen nehmen sie sich gerade vor Operationen viel Zeit für Patienten, um ihnen alle Fragen zu beantworten. Heydenreich: "Solche Termine legen wir dann nach der regulären Sprechstunde, damit wir ausreichend Zeit haben."

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Mit einer speziellen App haben Thomas Hüfner und Dr. Ulf Heydenreich jederzeit ihre Praxiseinnahmen und -liquidität im Blick.

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Operiert wird aber nicht in der Praxis. "Gerade bei Gelenkchirurgie und Gelenkersatz braucht man einen hohen Hygienestandard, den wir in der Praxis so nicht gewährleisten können", so Heydenreich. Deswegen sind die Ärzte eine Kooperation für Stationäre Operationen mit dem Marienkrankenhaus in Schwerte und für Ambulante Operationen mit dem Ambulanten OP-Zentrum am St.-Johannes-Hospital in Dortmund eingegangen. Dort werden Operationen an Schulter, Knie, Vorfuß und Hand durchgeführt. In der Praxis findet die Vor- und Nachbehandlung statt sowie die konservative Therapie.

Übers iPhone greifen die Ärzte auch auf die Praxis-EDV zu

Die beiden Apple-Fans sehen aber nicht nur ihre betriebswirtschaftlichen Praxisdaten über das iPhone ein, sondern sie können auch über eine gesicherte VPN (Virtual Private Network)-Datenleitung jederzeit von zu Hause aus auf die Praxissoftware, das heißt Patientendaten, Bilddaten und Abrechnung, zugreifen.

Als nächsten Schritt würden die beiden Ärzte auch gerne ihre Praxis komplett auf Apple-Produkte umstellen. "Solange es aber noch keine passende Praxissoftware für den Mac gibt, müssen wir darauf noch verzichten", sagt Hüfner.

DIE PRAXIS IN KÜRZE

Das Arthroteam in Dortmund

Das Team: Der Orthopäde und Chirurg Thomas Hüfner und sein Partner Dr. Ulf Heydenreich, Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie, beschäftigen in ihrem MVZ für Orthopädie und Chirurgie in Dortmund sieben Medizinische Fachangestellte und eine Auszubildende.

Die Software: Die Praxis arbeitet mit Medistar 4.0 und der Spracherkennungssoftware DragonNaturallySpeaking 9.0. Über ein Virtual Private Network (VPN) haben die Ärzte auch mit ihrem iPhone Zugriff auf Patienten- und Abrechnungsdaten. Mit der App iMedControl können sie zusätzlich auf die Praxisdaten zugreifen.

Internet: www.arthroteam.com

STICHWORT

iMedControl

Die App iMedControl wurde speziell für Heilberufler entwickelt. Es wird von Steuerberatern und Finanzexperten in etwa 140 Kanzleien bundesweit eingesetzt. Es ist kostenfrei über den iTunes-App-Store erhältlich. Nutzen können die App derzeit allerdings nur Mandanten von ADVISION-Steuerberatern.

Niedergelassene Ärzte können damit ihre betriebswirtschaftlichen Praxisdaten einsehen. Anhand von Umsatz, Kosten, Personal, Gewinn und Finanzen erkennen sie schnell Störungen oder Schwachstellen. Außerdem kann die notwendige Rücklage für die Einkommensteuer berechnet werden. Die Funktion SteuerTimeline zeigt zusätzlich an, wann Steuern gezahlt werden müssen. Auch Marktanalysen und Praxisvergleiche sind möglich. In wenigen Wochen soll es zudem eine Version fürs iPad geben.

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