Interview

"Alles, was abgegeben wird, kann gegen den Apotheker verwendet werden"

Mit der Ankündigung, dass Apotheken eine Welle digitaler Betriebsprüfungen droht, hat der Düsseldorfer Steuer-Fachanwalt Dr. Bernhard Bellinger für Aufsehen gesorgt - und sich nicht nur Freunde gemacht. Im Interview nimmt er Stellung dazu. Und er erläutert, wie sich Apotheken vor bösen Überraschungen schützen können.

ApothekerPlus: Herr Dr. Bellinger, im Januar hatten Sie eine Welle digitaler Betriebsprüfungen von Apotheken prognostiziert. Hat sich das bisher bestätigt? Woran können Sie erkennen, ob Betriebsprüfungen zunehmen?

Dr. Bellinger: Es hat sich bestätigt. Allerdings wird die "Bevorzugung" der Apotheken zunächst nur in den finanzamtsinternen Organisationsplänen abgebildet. Wenn die Finanzverwaltung heute sagt, wir konzentrieren uns jetzt mal auf Apotheken, dann heißt das nicht, dass der Prüfer gleich am nächsten Tag vor der Tür steht.

In der Praxis haben wir hauptsächlich zwei Trend-Indikatoren: Zum einen die Zunahme des sogenannten GDPdU-Exports, also einer CD mit Daten aus dem Warenwirtschaftssystem, die die Grundlage für die digitale Betriebsprüfung darstellt. Aktuell, das bestätigen uns jedenfalls die damit befassten Softwarehäuser, ist der GDPdU-Export etwa viermal so hoch wie im Vorjahr zur gleichen Zeit. Normal wäre maximal das Eineinhalbfache.

Ein zweites Indiz ist die quantitativ und qualitativ steigende Korrespondenz der Finanzverwaltung mit den Softwarehäusern. In jüngster Zeit laufen dort Anfragen auf einem bemerkenswerten Niveau auf.

Früher schrieb der einzelne Prüfer den ganzen Text selbst, heute tauchen umfangreiche allgemeine Textbausteine mit Zitatstellen auf, die von Topjuristen vorformuliert sind. Stilistisch sind diese Passagen oft von einer ganz anderen Qualität als die restlichen, fallbezogenen Textteile des Dokuments. Das lässt auf eine erheblich forcierte Organisationsstruktur schließen.

Fazit: Ja, die Apotheken rücken jetzt immer stärker in den Fokus der Prüfer. Ganz konkret sehen wir das aktuell in Niedersachsen. Dort werden Finanzbeamten gerade landesweit im Datenzugriff per GDPdU-Export bei Apotheken geschult.

ApothekerPlus: Sie haben gesagt, ich darf Sie da zitieren, das Bundesfinanzministerium veranschlage die Summe, die bei den Apotheken durch Betriebsprüfungen zu holen sei, auf vier Milliarden Euro. Gleichzeitig fordern Sie, Apotheker, Steuerberater und Softwarehäuser müssten sich besser für die digitale Betriebsprüfung aufstellen, um Schätzungen und horrende Nachzahlungen aufgrund von Fehlern im Datensatz des Warenwirtschaftssystems zu verhindern. Seitens der Treuhand Hannover wurde Ihnen daraufhin "Panikmache" und "Geschäft mit der Angst" vorgeworfen. Was entgegen Sie dem?

Dr. Bellinger: Diese Hochrechnung des Bundesfinanzministeriums habe ich nicht erfunden. Sie wurde mir vor Zeugen in einer Expertenrunde eines Softwarehauses berichtet. Und was das "Geschäft" betrifft: Wir haben eigentlich wirklich genug zu tun. Ursprünglich wollte ich meine Informationen rund um das Thema digitale Betriebsprüfung auf eigene Mandanten beschränken.

Das Problem: Da immer mehr Apotheken geprüft werden, läuft bei der Finanzverwaltung eine Informations- und Wissensflut auf, die bei Fehlinterpretation der geprüften Daten zu unberechtigten Schätzungen führt. Ungefähr 30 Prozent der Apotheker haben heute Steuerberater, die auf Apotheken spezialisiert sind und überzogene Schätzungen argumentativ kontern können, 70 Prozent nicht.

Aber selbst die 30 Prozent sind nur zu einem geringen Teil optimal aufgestellt, was die alltägliche Handhabung ihrer Warenwirtschaftssysteme betrifft. Meine Schlussfolgerung: Versuche so viele Apotheken wie möglich zu informieren, damit der Flurschaden möglichst gering ausfällt. Wenn ein Wald Feuer fängt, bringt man das Wasser ja auch nicht mit Teelöffeln hin.

Die Treuhand Hannover verfolgt aus meiner Sicht eine andere Politik: Bloß keine schlafenden Hunde wecken. Wenn man sich nicht rührt, passiert auch nichts. Das ist aber ein fataler Irrtum, der durch Realitätsblindheit nicht besser wird. Denn Finanzbeamte interessieren sich für Apothekermedien - wenn überhaupt - kaum. Die lesen natürlich zuerst mal ihre eigenen Organe. Und in diesen Fachzeitungen finden sich schon seit 2009 regelmäßig Hinweise, Apotheken unbedingt mal stärker unter die Lupe zu nehmen.

ApothekerPlus: Sie rechnen damit, dass die Steuerprüfer künftig deutlich mehr relevante Treffer erzielen werden als in der Vergangenheit. Wie kommen Sie darauf?

Dr. Bellinger: Anders als in der Vergangenheit haben die Finanzämter inzwischen Prüfprogramme entwickelt, die in der Lage sind, Warenwirtschaftssysteme auszulesen. Gleichzeitig haben die Ämter eine geschlossene Internet-Seite eingerichtet, auf der sie Treffer, die aus ihrer Sicht zu einer Schätzung berechtigen, softwarespezifisch dokumentieren. Der Erfahrungsaustausch der Prüfer und die Erfolgschancen für eine gezielte Fehlersuche haben also rapide zugenommen.

Und das wird sich weiter beschleunigen. Momentan ist es noch die Regel, dass bestimmte Prüfschritte auf einzelne Datensätze gelegt werden müssen. Ein Warenwirtschaftssystem einer Apotheke hat aber rund 10.000 Dateien. Für jede Datei muss das passende Prüfmodul gefunden werden. Bis heute fehlen der Finanzverwaltung geeignete Schnittstellen, um die Warenwirtschaftssysteme zu erkennen und deren Daten automatisch zu analysieren.

Natürlich arbeitet die Verwaltung an solchen Herstellerschnittstellen. Und wenn es erst soweit ist, dass deren Prüfsoftware erkennt, mit welcher Apothekensoftware sie es zu tun hat, wird ein Vielfaches der Prüfschritte auf den entsprechenden Datensatz abgefeuert, die heute üblich sind.

Bis dahin sollten die Apotheker ihre Warenwirtschaftssysteme so zu handhaben gelernt haben, dass sie Betriebsprüfungen gefahrlos überstehen.

ApothekerPlus: Wer muss es sich denn zurechnen lassen, wenn es zu Schätzungen und Nachforderungen kommt? Machen die Apotheker Fehler bei der Anwendung der Warenwirtschaftssysteme? Trimmen die Softwarehäuser ihre Produkte nicht ausreichend auf Konsistenz? Oder sind die Steuerberater Schuld?

Dr. Bellinger: Alle drei können Fehler machen. Der Apotheker kann die Software fehlerhaft anwenden, die Einweisung nimmt ja häufig nur zwischen vier und acht Stunden in Anspruch. Saubere Anwendung geht nur durch Routine. Immer wieder tauchen Verarbeitungsfehler auf, die auf Behelfslösungen mangels Systemkenntnis zurückgehen.

Sie lösen Datenfehler aus, die bei Betriebsprüfungen sehr gefährlich werden können. Es gibt immens viele Stellen in einem Warenwirtschaftssystem, an denen man Fehler machen kann. Die Systeme sind im Prinzip alle so konzipiert, dass die Daten der Tagesabschlussbons steuerlich sauber sind. Aber davor können auf diversen Statistik-Ebenen Verarbeitungsfehler passieren, die nicht bereinigt werden.

Das hat seinen Grund darin, dass praktisch alle Systeme vor 2002 programmiert wurden. 2002 kam dann die Archivierungspflicht. Das Grundproblem der Warenwirtschaftssysteme ist, dass sie wegen ihrer multidimensionalen Aufgaben und permanenten Änderungen durch Reformen und Rabattverträge eine totale Datenkongruenz gar nicht herstellen können. Für eine Datenkongruenz wäre erforderlich, dass die Systeme jede Änderung einer Information in jede Verästelung des Systems hinein bereinigen und nachvollziehen.

Das war früher nicht verlangt und ist heute nicht mehr nachzuprogrammieren. Die Aufgabe der Steuerberater ist nun, die Apotheker für eine steuersichere Handhabung der Warenwirtschaftssysteme zu sensibilisieren und ihnen dabei mit praktischen Tipps zur Seite zu stehen. Das kann man nicht einfach aussitzen. Gänzlich fehl am Platz ist es meiner Ansicht nach, die Tatkräftigen, die sich mit viel Aufwand Know-how verschafft haben und weitergeben, dann auch noch als unseriös zu verunglimpfen.

Nächster Punkt: Auf welche Daten hat der Prüfer überhaupt einen Anspruch? Diese Frage zu klären, ist derzeit besonders wichtig. Gibt man blindlings alle Daten - also auch die nicht geschuldeten - ab, hat man natürlich immer irgendwo eine Dateninkongruenz. Das kann einem eine ebenso überflüssige wie unberechtigte Diskussion eintragen, ob der Fiskus deswegen schätzen darf. Die Datenselektion ist deshalb der Schlüssel zu einer fairen Prüfung.

ApothekerPlus: Läuft man immer Gefahr, einer Schätzdiskussion ausgesetzt zu werden, wenn der Prüfer auf Daten-Inkongruenzen stößt, auch wenn diese aus Dateien stammen, auf die er gar keinen Anspruch gehabt hätte?

Dr. Bellinger: Das Risiko besteht. Nur etwa 15 Prozent der Daten des Warenwirtschaftssystems sind steuerlich relevant und deshalb dem Betriebsprüfer auszuhändigen, 85 Prozent nicht. Aber alles, was abgegeben wird, kann gegen den Apotheker verwendet werden. Deshalb müssen wir, die Steuerberater, diese Datenmenge im Rahmen des Legalen so klein halten wie möglich. Dazu gehört viel Know-how.

Man muss ein Warenwirtschaftssystem sehr gut kennen, um sagen zu können, auf welche Daten ein Prüfer Anspruch hat und auf welche nicht. Die Softwarehäuser liefern nur den Standard-GDPdU-Export. Wenn der Fiskus im Nachhinein noch die eine oder andere Datei anfordert, fragt das Softwarehaus regelmäßig beim Steuerberater nach, ob es die wirklich weitergeben soll, ob die angeforderte Datei für steuerrelevant gehalten wird.

Von den Steuerberatern verstehen zum Leidwesen der Softwarehäuser viele nicht einmal die Frage. Die meisten stellen dann alles zur Verfügung und bauen so eine Datenfülle auf, die zwangsläufig in einer Inkongruenz mündet.

ApothekerPlus: Welche Daten zum Beispiel gehen den Fiskus nichts an?

Dr. Bellinger: Zunächst einmal alle, die dem Datenschutz unterliegen, also alle Verknüpfungen von Patientendaten mit Medikationen. Des Weiteren alle nach betriebsinternen Bedürfnissen geführten Berichtssysteme und Betriebsstatistiken. Die Steuerberater sollten zudem die einschlägigen Vorschriften der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes "singen können", weil die Herausgabepflicht von Daten im Einzelfall nur daraus abgeleitet werden kann.

ApothekerPlus: Um Licht ins Dunkel der digitalen Betriebsprüfung zu bringen, haben Sie den Beraterverbund "APO-Audit" gegründet. Wie viele Gesellschafter haben Sie inzwischen und was bieten sie den Apotheken?

Dr. Bellinger: Primär ist die APO-Audit als informelles Netzwerk für Steuerberater gedacht. Aber auch das Softwarehaus ASYS ist Gesellschafter geworden. Aktuell sind drei Kanzleien aus Nordrhein-Westfalen, zwei Kanzleien aus Sachsen, eine aus Sachsen-Anhalt, eine aus Berlin, eine aus Brandenburg, eine aus Hessen und eine aus Bayern Gesellschafter der APO-Audit GmbH.

In den nächsten Wochen kommt noch eine Kanzlei aus Niedersachsen hinzu. Außerdem liegt uns eijne Beitrittsanfrage aus Bayern vor. In Norddeutschland und Baden-Württemberg suchen wir noch Partner. Die Gesellschafter der APO-Audit GmbH betreuen aktuell bereits rund 660 Apotheken, durchschnittlich also jeder 66 Apotheken. Das zeigt, dass die auf Apotheken spezialisierten Kanzleien den Zusammenschluss begrüßen. Da haben sich keine kleinen Spinner vernetzt.

Unser Hauptanliegen ist der Wissenstransfer und die Koordination zwischen Steuerberatern und Softwarehäusern sowie die Information der Apotheker auf breiter Front. Beispielsweise bekommen Softwarehäuser von uns detaillierte Hinweise, wo wir Handlungsbedarf an deren Produkten sehen, wie die Position der Finanzverwaltung und die laufende Rechtsprechung aussehen, in welchem Umfang ergänzende Daten an die Prüfer weitergegeben werden sollen. Die Softwarehäuser nehmen an diesem Austausch rege teil.

Für Apotheker veranstalten wir quer durch die Republik Seminare (Liste unter: http://www.apoaudit.de/vortraege), um sie für das Thema zu sensibilisieren: Welche Fallstricke gibt es in einem Warenwirtschaftssystem, wie muss sich der Apotheker bei einer Prüfung verhalten, wie kann er sich heute vorbereiten, damit seine Prüfung morgen gut läuft? Teilweise werden wir auch mit Vorträgen beauftragt, derzeit massiv von Softwarehäusern, Apotheker-Verbänden, Pharma-Großhandlungen und Kooperationen, aber beispielsweise auch durch die Deutsche Bank.

ApothekerPlus: Sie plädieren ja auch für eine Prüfungssimulation. Wie sieht die aus? Und warum ernten Sie damit bei vielen Ihrer Berufskollegen entrüstete Ablehnung?

Dr. Bellinger: Wir analysieren den Standard-GDPdU des Warenwirtschaftssystems eines Apothekers mit einer eigenen Prüfsoftware, die auf der Grundversion von IDEA, die auch die Finanzämter benutzen, mit weiteren eigenen, apothekenspezifischen Tools aufsetzt. Wir spielen typische Prüfschritte durch, aus denen wir ableiten, wo nach unserer Einschätzung bei einer Betriebsprüfung Fragen oder Probleme aufkommen dürften. Die Simulation soll Apothekern helfen, durch Vermeidung von Anwendungsfehlern Daten in Zukunft so zu produzieren, dass bei einer Prüfung keine unnötigen Probleme entstehen.

Es geht hingegen überhaupt nicht darum, irgendwelche Daten zu rasieren oder nur sinnlos ex post zu meckern, wie uns Kritiker vorwerfen. Dass uns Wettbewerber dafür anfeinden - auch hier die Treuhand Hannover öffentlich ganz vorn, hat nach meiner Einschätzung vor allem zwei Gründe: Zum einen wimmelt man so die Anfragen eigener Mandanten ab, denen man diese Simulation selbst nicht anbieten kann. Außerdem besteht bei Kollegen wohl auch die Angst, wir könnten ihnen auf diesem Weg Klienten abwerben.

ApothekerPlus: Berechtigte Befürchtungen?

Dr. Bellinger: Keineswegs. Wir spüren zwar eine starke Nachfrage nach Prüfungssimulationen, werden sie aber in der nächsten Zeit nur den Apothekern unserer APO-Audit-Gesellschafter zur Verfügung stellen können. Wir haben da ein ganz natürliches Kapazitätsproblem: Eine Prüfungs-Simulation ist sehr zeitaufwändig. Ein routinierter Mitarbeiter arbeitet daran durchschnittlich drei bis vier Tage.

Dann wird der Bericht geschrieben und mit dem Mandanten besprochen, was einige Stunden in Anspruch nimmt. Dafür bekommen wir insgesamt 3.600 Euro. Das schnelle Wachstum der APO-Audit GmbH mit inzwischen 660 betreuten Apotheken begrenzt unsere aktuellen Kapazitäten natürlich auf die Versorgung dieses Kreises, bis die neuen Gesellschafter diese Dienstleistungen mit eigenem Personal erbringen können.

ApothekerPlus: Die APO-Audit-Kanzleien haben einen ganz ansehnlichen Apotheken-Pool im Rücken. Beabsichtigen Sie, das Kooperationsprogramm auszubauen?

Dr. Bellinger: Unbedingt, wir haben ja schon jetzt eine stattliche Größe erreicht. Nehmen Sie zum Vergleich DocMorris mit rund 170 Apotheken, A-Plus mit rund 250, Gesine mit rund 220. Für diese Teilnehmerzahl brauchten diese Kooperationen Jahre. Durch weitere Kanzleien, die wegen eines Beitritts mit uns schon in Kontakt getreten sind, repräsentiert APO-Audit bis Ende Mai 2011 rund 800 Apotheken. Dafür haben wir insgesamt nur 17 Monate benötigt.

Unser kurzfristiges Ziel lautet deshalb, 1.000 Apotheken zu vernetzen. Und das wollen wir spätestens im dritten Quartal dieses Jahres erreichen. Spätestens Ende 2011 werden wir dann diese Marktmacht nutzen und für die Apotheker unserer Gesellschafter zentral Vorteile verhandeln, etwa bei Großhändlern oder Banken. Darauf können "unsere" Apotheker frei zugreifen - oder es lassen. Eine Systemgebühr wird es für sie nicht geben. Einziger Zugangsschlüssel ist die Mandantenstellung bei einem APO-Audit-Gesellschafter.

Das Interview führte Christoph Winnat.

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