Wie Zielgespräche den Praxiserfolg beeinflussen

NEU-ISENBURG.Der wirtschaftliche Erfolg einer Praxis hängt zu großen Teilen auch vom Führungsstil des Praxischefs ab. Auf einer Schulnotenskala kommen Ärzte, die ihre Praxis aktiv führen bei der Zufriedenheit mit ihrem Praxisgewinn im Schnitt auf die Note 1,8.

 Diejenigen, die nur einen passiven Führungsansatz verfolgen, bewerten ihre Zufriedenheit mit dem Praxisgewinn hingegen im Schnitt nur mit einer 4,2.

Das zeigt eine Untersuchung des Düsseldorfer Instituts für betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Strategie-Entwicklung (ifabs), in der ifabs-Leiter Klaus-Dieter Thill 1800 Praxisanalysen ausgewertet hat.

Zufriedenheit im Team steigt

Nahezu identische Noten vergeben die Medizinischen Fachangestellten (MFA) für die Mitarbeiterzufriedenheit. Bei einem aktiven Führungsstil des Chefs bewerteten die MFA ihre Zufriedenheit im Schnitt mit 1,7, bei einem passiven Führungsstil mit 4,2.

Kein Wunder also, dass auch die Veränderungsbereitschaft bei den nicht aktiv geführten Praxen schlechter ausfällt: Auf einer Skala von 1 (keine) bis 10 (hoch), erzielten die passiv geführten Praxen einen Durchschnittswert von 1,9, die aktiv geführten von 7,3.

Ein wichtiges Hilfsmittel, um die Mitarbeiter aktiv anzuleiten, könnte das jährliche Ziel- beziehungsweise Feedbackgespräche sein. "Je besser Ihre Mitarbeiter wissen, wo sie leistungsmäßig stehen und was Sie ganz konkret von Ihnen erwarten, umso effektiver führen Sie", sagt Praxiscoach Dietmar Karweina aus Overath.

Laut Karweina heißt die Devise daher: "Führen Sie über Feedback und Ziele und nicht, indem Sie nur über Notwendiges sprechen."

Zumal das Gespräch noch an anderer Stelle positiv wirkt: Die Mitarbeiter fühlen sich eher wertgeschätzt, wenn sich der Chef ein bis eineinhalb Stunden für ein Gespräch in ruhiger Atmosphäre Zeit nimmt, statt nur zwischen Tür und Angel kurz Anweisungen zu geben.

Das Zielgespräch gibt den MFA dabei die Möglichkeit, ihre Sichtweise auf die Praxisabläufe vorzubringen.

Die Säulen des Zielgesprächs bilden laut Karweina die Praxisziele und die Praxisphilosophie. Denn grundsätzlich geht es darum, das Unternehmen Arztpraxis erfolgreich zu führen und zu schauen, wie die einzelne MFA ihren Beitrag dazu leisten kann.

Damit es für die MFA greifbar bleibt, müssen diese Oberziele aber auf individuelle Ziele herunter gebrochen werden. Dies wird einfacher, wenn sowohl Praxischef als auch MFA vor dem Gespräch eine Stärken-Schwächen-Analyse für die Mitarbeiterin erstellen.

"Im Feedbackgespräch vergleichen Sie dann die Ergebnisse und bestimmen, wo es Übereinstimmungen und Unterschiede gibt", so Karweina. Bei Unterschieden gebe es dann Klärungsbedarf, der in der Zielvereinbarung zu berücksichtigen sei.

"Die Bewertungen der MFA liegen allerdings in der Regel sehr nah an denen des Arztes", berichtet Karweina.

Stärken und Schwächen ansprechen

Ermittelt werden in einer Matrix jedoch nicht nur die Stärken und Schwächen, sondern auch Schwierigkeiten und Chancen innerhalb der täglichen Arbeit, die sich durchaus auf die Leistung auswirken können.

Für das Gespräch empfiehlt der Praxiscoach folgenden Ablauf:

Sofern möglich, sollten zu Beginn die Ziele und deren Erreichungsgrad im vergangenen Jahr besprochen werden.

• Die MFA sollte zudem die Möglichkeit erhalten, die Zusammenarbeit mit dem Chef und im Team aus ihrer Sicht zu bewerten.
• Dem folgt die Analyse der Stärken und Schwächen der MFA.
• Anschließend werden für einzelne Leistungsbereiche konkrete Ziel vereinbart. Helfen kann hier eine Liste mit den einzelnen Arbeitsbereichen, für die zum einen - fürs Gespräch im Folgejahr - die Möglichkeit zur Leistungsbewertung etwa anhand einer Schulnotenskala eingefügt wird und für die sich Ziele festlegen lassen.

Wobei nicht zwangsläufig für jeden Arbeitsbereich ein Ziel vereinbart werden muss. Besser ist es, wenn sich die MFA auf wenige Ziele konzentrieren kann. Wer überladen wird, droht nämlich schnell zu scheitern.

Und das hat auch Auswirkungen auf den Praxiserfolg.Wichtig ist zudem, dass Praxischefs nicht das Mitarbeitergespräch mit dem Zielgespräch verwechseln oder beides in einem Gespräch führen wollen.

Das Ziel des Mitarbeitergespräches ist, viel über die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu erfahren, sowie über die eigenen Ziele und Motive zu sprechen.

Karweina: "Das Mitarbeitergespräch ist ein sehr wirksames Instrument zur Konfliktvermeidung. Im jährlichen Zielgespräch werden hingegen konkrete Vereinbarungen auf der Basis einer fairen und transparenten Leistungsbewertung getroffen."