Multitalent Praxis-Telefon

NEU-ISENBURG. Um den Praxisbetrieb effizient zu organisieren und dennoch ein hohes Maß an persönlicher Ansprache gegenüber den Patienten zu erreichen, ist die Telefonanlage ein wichtiges Werkzeug.

 In den vergangenen Jahren haben deren Anbieter beim Bedienkomfort und der Abstimmung ihrer Produkte auf die Zielgruppe Arztpraxis große Fortschritte gemacht.

Auch wenn schon lange eine funktionierende Telefonanlage im Einsatz ist, lohnt es deshalb, sich einmal näher mit dem Funktionsangebot moderner Systeme zu befassen.

Telefonanschlüsse sollten ausreichend vorhanden sein

Ein wichtiger Aspekt ist etwa die Erreichbarkeit von außen. Gerade in medizinisch problematischen Situationen verunsichert es Patienten, bei der Anwahl der Praxis nur ein Besetztzeichen zu hören.

Selbst wenn zur Annahme der Anrufe nur eine oder vielleicht auch zwei Medizinische Fachangestellte (MFA) zur Verfügung stehen, können technische Lösungen für eine bessere Information der anrufenden Patienten sorgen.

So bittet etwa eine digitale Informationsansage um Geduld, weil gerade alle Ansprechpartner im Telefongespräch sind, und kann darüber hinaus weiterführende Informationen wie die Sprechstunden oder spezielle Angebote vermitteln.

Voraussetzung hierfür ist allerdings eine ausreichend dimensionierte Anzahl von Amtsleitungen: Der für kleine Praxen typischerweise eingesetzte Standard-ISDN-Anschluss bietet nur zwei "Leitungen".

Vorsicht ist bei ISDN-Leitungen geboten

Dabei sollte man aber bedenken, dass diese auch für den ausgehenden Kommunikationsverkehr genutzt werden. Ist zum Beispiel bei Gemeinschaftspraxen abzusehen, dass zwei Leitungen nicht ausreichen, lassen sich weitere externe ISDN-Anschlüsse dazu kombinieren.

Die Telefonanlage sorgt dann für das intelligente Management aller eingehenden und ausgehenden Verbindungen. Der in diesem Bereich führende Anbieter Agfeo liefert etwa Systeme, die sich modular bis auf vier externe ISDN-Anschlüsse ausbauen lassen.

Für die Anzahl interner Nebenstellen gilt es, bei der Auswahl der Anlage den aktuellen, aber auch den mittelfristigen Bedarf einzuschätzen. Acht interne Anschlüsse sind die typische Standardkonfiguration, doch auch deren Anzahl lässt sich bei Agfeo und anderen Anbietern durch Module erweitern - auch nachträglich.

Dabei stehen auch schnurlose Telefone sowie schnurlose oder drahtgebundene Headsets zur Verfügung. Bei dem Thema Headset ist allerdings zu beachten, dass eine MFA, die gleichzeitig per Headset mit einem Patienten spricht und einem anderen Blut abnimmt, kaum beide Aufgaben mit voller Aufmerksamkeit erledigen kann.

Praxen sollten auf Zusatzfunktionen achten

Entscheidend für flüssige Abläufe, etwa bei internen Rückfragen oder zum Weiterleiten von Gesprächen, ist der Bedienkomfort. Es lohnt sich, in eine Komplettlösung aus einer Hand zu investieren und vom Anbieter der Telefonanlage passende Systemtelefone mit zu ordern.

Sie bieten auf ihren Displays komfortable Menüsteuerungen und befreien davon, sich kryptische Steuercodes merken zu müssen.

Gerade für Arztpraxen bieten aktuelle Telefonanlagen eine Vielzahl nützlicher Zusatzfunktionen. So lässt sich etwa eine Türsprechstelle einbinden, über die sich Patienten beim Empfang melden können. Per Tastendruck öffnet das Personal die Tür.

Außerhalb der Praxiszeiten kann eine Ansage über Sprechzeiten, Urlaubsvertretungen oder Notfalldienste informieren. Lautsprecher im Wartezimmer lassen sich ebenfalls anschließen, um Patienten mit Durchsagen zu informieren oder aufzurufen. Auf Wunsch kann hier auch Hintergrundmusik eingespielt werden.

Interessante weitere Optionen bietet die Vernetzung der Telefonanlage mit den Praxis-PC. So kann bereits bei Annahme eines Anrufs die zugehörige digitale Patientenakte auf dem Bildschirm erscheinen. Auch die Terminverwaltung läuft übers Netzwerk.

Telefonanlage kann auch Energiekosten senken

Einer der neuesten Trends ist die Integration von Gebäudesteuerungen. So lassen sich etwa elektrische Rollos oder Heizungssysteme auch von unterwegs oder zu Hause aus fernbedienen. Dies verspricht deutliche Senkungen der Energiekosten.

Ebenfalls topaktuell: die Einbindung von Smartphones. Mobiltelefone werden zur voll berechtigten Nebenstelle der Telefonanlage. Der Arzt ist auch außerhalb der Praxis für Memos erreichbar.

Bleibt noch die Frage: Zu welchem Preis ist das alles zu haben? Die genauen Anschaffungskosten hängen vom gewünschten Ausbaustand und eventuell anfallenden Installationskosten ab. Doch ab einer Investition von 2000 Euro ist eine komfortable Basislösung erhältlich. Alle weiteren Module und Zusatzfunktionen kosten allerdings in der Regel extra.