Ärzte Zeitung, 20.03.2012

Multitalent Praxis-Telefon

Moderne Telefonanlagen können weit mehr, als nur Telefonate annehmen oder über Band die Sprechzeiten wiedergeben. Mit Wartezimmer- oder Fernbedienungsfunktion werden sie zu echten Praxismanagern.

Von Hannes Rügheimer

Multitalent Praxis-Telefon

Praxis-Telefone sind keine Stand-alone-Geräte mehr, sie lassen sich relativ einfach mit der Praxis-EDV koppeln.

© Werkfoto AGFEO

NEU-ISENBURG. Um den Praxisbetrieb effizient zu organisieren und dennoch ein hohes Maß an persönlicher Ansprache gegenüber den Patienten zu erreichen, ist die Telefonanlage ein wichtiges Werkzeug.

 In den vergangenen Jahren haben deren Anbieter beim Bedienkomfort und der Abstimmung ihrer Produkte auf die Zielgruppe Arztpraxis große Fortschritte gemacht.

Auch wenn schon lange eine funktionierende Telefonanlage im Einsatz ist, lohnt es deshalb, sich einmal näher mit dem Funktionsangebot moderner Systeme zu befassen.

Telefonanschlüsse sollten ausreichend vorhanden sein

Ein wichtiger Aspekt ist etwa die Erreichbarkeit von außen. Gerade in medizinisch problematischen Situationen verunsichert es Patienten, bei der Anwahl der Praxis nur ein Besetztzeichen zu hören.

Selbst wenn zur Annahme der Anrufe nur eine oder vielleicht auch zwei Medizinische Fachangestellte (MFA) zur Verfügung stehen, können technische Lösungen für eine bessere Information der anrufenden Patienten sorgen.

So bittet etwa eine digitale Informationsansage um Geduld, weil gerade alle Ansprechpartner im Telefongespräch sind, und kann darüber hinaus weiterführende Informationen wie die Sprechstunden oder spezielle Angebote vermitteln.

Voraussetzung hierfür ist allerdings eine ausreichend dimensionierte Anzahl von Amtsleitungen: Der für kleine Praxen typischerweise eingesetzte Standard-ISDN-Anschluss bietet nur zwei "Leitungen".

Vorsicht ist bei ISDN-Leitungen geboten

Dabei sollte man aber bedenken, dass diese auch für den ausgehenden Kommunikationsverkehr genutzt werden. Ist zum Beispiel bei Gemeinschaftspraxen abzusehen, dass zwei Leitungen nicht ausreichen, lassen sich weitere externe ISDN-Anschlüsse dazu kombinieren.

Die Telefonanlage sorgt dann für das intelligente Management aller eingehenden und ausgehenden Verbindungen. Der in diesem Bereich führende Anbieter Agfeo liefert etwa Systeme, die sich modular bis auf vier externe ISDN-Anschlüsse ausbauen lassen.

Für die Anzahl interner Nebenstellen gilt es, bei der Auswahl der Anlage den aktuellen, aber auch den mittelfristigen Bedarf einzuschätzen. Acht interne Anschlüsse sind die typische Standardkonfiguration, doch auch deren Anzahl lässt sich bei Agfeo und anderen Anbietern durch Module erweitern - auch nachträglich.

Dabei stehen auch schnurlose Telefone sowie schnurlose oder drahtgebundene Headsets zur Verfügung. Bei dem Thema Headset ist allerdings zu beachten, dass eine MFA, die gleichzeitig per Headset mit einem Patienten spricht und einem anderen Blut abnimmt, kaum beide Aufgaben mit voller Aufmerksamkeit erledigen kann.

Praxen sollten auf Zusatzfunktionen achten

Entscheidend für flüssige Abläufe, etwa bei internen Rückfragen oder zum Weiterleiten von Gesprächen, ist der Bedienkomfort. Es lohnt sich, in eine Komplettlösung aus einer Hand zu investieren und vom Anbieter der Telefonanlage passende Systemtelefone mit zu ordern.

Sie bieten auf ihren Displays komfortable Menüsteuerungen und befreien davon, sich kryptische Steuercodes merken zu müssen.

Gerade für Arztpraxen bieten aktuelle Telefonanlagen eine Vielzahl nützlicher Zusatzfunktionen. So lässt sich etwa eine Türsprechstelle einbinden, über die sich Patienten beim Empfang melden können. Per Tastendruck öffnet das Personal die Tür.

Außerhalb der Praxiszeiten kann eine Ansage über Sprechzeiten, Urlaubsvertretungen oder Notfalldienste informieren. Lautsprecher im Wartezimmer lassen sich ebenfalls anschließen, um Patienten mit Durchsagen zu informieren oder aufzurufen. Auf Wunsch kann hier auch Hintergrundmusik eingespielt werden.

Interessante weitere Optionen bietet die Vernetzung der Telefonanlage mit den Praxis-PC. So kann bereits bei Annahme eines Anrufs die zugehörige digitale Patientenakte auf dem Bildschirm erscheinen. Auch die Terminverwaltung läuft übers Netzwerk.

Telefonanlage kann auch Energiekosten senken

Einer der neuesten Trends ist die Integration von Gebäudesteuerungen. So lassen sich etwa elektrische Rollos oder Heizungssysteme auch von unterwegs oder zu Hause aus fernbedienen. Dies verspricht deutliche Senkungen der Energiekosten.

Ebenfalls topaktuell: die Einbindung von Smartphones. Mobiltelefone werden zur voll berechtigten Nebenstelle der Telefonanlage. Der Arzt ist auch außerhalb der Praxis für Memos erreichbar.

Bleibt noch die Frage: Zu welchem Preis ist das alles zu haben? Die genauen Anschaffungskosten hängen vom gewünschten Ausbaustand und eventuell anfallenden Installationskosten ab. Doch ab einer Investition von 2000 Euro ist eine komfortable Basislösung erhältlich. Alle weiteren Module und Zusatzfunktionen kosten allerdings in der Regel extra.

Frisch von der CeBIT: Telefonanlagen-Neuheiten

Gerade schloss sie wieder ihre Pforten: die weltgrößte Fachmesse zu Informationstechnik und Telekommunikation CeBIT, die vom 6. bis 10. März in Hannover stattfand.

Dort zeigten einschlägige Hersteller ihre neuesten Lösungen im Bereich Telefonanlagen: Der mittlerweile vom ehemaligen Mutterhaus Siemens unabhängige Anbieter Gigaset präsentierte mit "Gigaset pro" gezielt Lösungen für Geschäftskunden.

Speziell für kleine Unternehmen gibt es dort die Anlage T300 pro, die bis zu 4 Externleitungen unterstützt, auch per "Voice over IP" (also per Internet-Telefonie) kommunizieren kann und bis zu 15 interne Benutzer unterstützt.

Die Preise beginnen je nach Ausstattung ab 1200 Euro. Passend dazu bietet Gigaset verschiedene Tischtelefone aus seiner pro-Serie an (ab 120 Euro, alle Preise inkl. Umsatzsteuer) sowie das neue Schnurlostelefon SL610H pro (ebenfalls rund 120 Euro).

Nach wie vor einer der größten Anbieter für Telefonlösungen ist die Deutsche Telekom: Ihr Sortiment für Geschäftskunden beginnt mit der kleinen Telefonanlage Eumex 800 (200 Euro), die für zwei Externleitungen und acht analoge Nebenstellen ausgelegt ist. Mit dem schnurgebundenen T-PX 722 (120 Euro) bietet sie auch ein passendes Systemtelefon an.

Für größeren Bedarf ist die Anlage Octopus Open 230 ausgelegt, die vier externe ISDN-Kanäle, den Anschluss der Systemtelefone Octophon 141 sowie Integration mit dem PC und die Einbindung von Mobiltelefonen unterstützt. Ein Einstiegs-Paket mit zwei Systemtelefonen kostet 1160 Euro.

Ganz aufs Telefonieren per Internet-Technik (Voice over IP) konzentriert sich der Berliner Anbieter Snom. Seine Telefonanlage snom ONE plus (ab 1700 Euro) lässt sich modular ausbauen. Neben dem IP-Anschluss ist mit einer ISDN-Karte auch der Anschluss ans konventionelle Festnetz möglich. Als Systemtelefone steht ein breites Sortiment an IP-Telefonen des Anbieters zur Verfügung (ab 89 Euro).

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