Wie die Praxissoftware Risiken aufspürt

NEU-ISENBURG. Es liegt wohl in der Sache des Qualitätsmanagements (QM): Von den Praxen fordert es einen ständigen Überprüfungs- und Verbesserungsprozess - da liegt es Nahe, dass der Gemeinsame Bundesausschuss (GBA) auch die QM-Richtlinie selbst hin und wieder einer Frischzellenkur unterzieht. Zuletzt geschehen Mitte April. Seither fordert die GBA-Richtlinie zum praxisinternen Qualitätsmanagement nämlich von Ärzten explizit ein Risikomanagement.

Dabei müssen die Praxen Risiken nicht nur benennen, sondern auch bewerten, sich Maßnahmen überlegen, wie sich Risiken vermeiden und - falls dies nicht mehr möglich ist - bewältigen lassen. Außerdem müssen sie Mechanismen entwickeln, mit denen sie die erkannten Risiken überwachen können. Es braucht also Kennzahlensysteme. - Genau bei diesen Punkten kommt die Praxissoftware ins Spiel.

Mit der Einführung der allgemeinen QM-Pflicht für niedergelassene Ärzte im Jahr 2006 haben die Hersteller von Arztinformationssystemen (AIS) direkt angefangen, Lösungen zu bauen, die das QM über die Praxissoftware abbilden. Das kommt den Praxen jetzt zugute, denn die Neuerung in der QM-Richtlinie war zum Teil in den Systemen mit entsprechenden Zusatzmodulen und Features hinterlegt, bevor die Pflicht zum Risikomanagement am 17. April in Kraft trat.

Kennzahlen per Knopfdruck ermitteln

"Die Themen Risikomanagement, Fehlermeldesysteme und Beschwerdemanagement waren schon lange bekannt und wurden bereits vor Einführung der neuen QM-Richtlinie in den vielen Vorlagen zu x.qm berücksichtigt", heißt es etwa aus dem Hause medatixx. Die QM-Software x.qm unterstützte die Praxen bei der Risikobewertung und überwache mit der integrierten Aufgabenverwaltung alle angestoßenen Maßnahmen.

Über einzelne Vorlagen - etwa über Patienten-, Mitarbeiter- und Zuweiserbefragungen oder über das Fehler- und Beschwerdemanagement - können laut dem Eltviller Softwarehaus Kennzahlen für die Praxis ermittelt werden. Aber auch über die integrierte Risikoanalyse ließen sich Kennzahlen erstellen.

System erinnert an Aufgaben

Spannend gerade im Sinne des Risikomanagements bzw. der Fehlervermeidung ist aber, dass über das System Aufgaben gezielt einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden können. Das läuft über die Benutzerverwaltung, über die später dann ebenso der Erfüllungsgrad überwacht wird.

Ganz ähnliche Funktionen bietet auch iQMforte der Frey ADV GmbH: Über die QM-Software lassen sich nicht nur Arbeitsabläufe und Checklisten anlegen, es gibt zusätzlich eine eindeutige Zuteilung von Rechten und Pflichten für einzelne Praxismitarbeiter. Das kann insbesondere beim Thema, wer für die Geräteüberprüfung oder den Medikamentenschrank zuständig ist, Missverständnisse verhindern. Kein unerheblicher Aspekt fürs Risikomanagement.

Auch erinnert das System die Medizinischen Fachangestellten (MFA) und den Arzt an noch ausstehende Aufgaben und Termine, bei iQMforte geschieht dies durch den integrierten Praxisassistenten. Hilfreich ist zudem die Tabellenansicht der QM-Dokumente: Sie zeigt, in welchem Bearbeitungszustand sich einzelne Dokumente (etwa Arbeitsanweisungen oder Prozessbeschreibungen) befinden.

Eine Reihe von Mustervordrucken

Den beiden QM-Systemen von medatixx und Frey ADV ist gemein, dass sie unabhängig vom verwendeten Praxissoftwaresystem als sogenannte Stand-alone-Lösung laufen können. Sie sind auch unabhängig vom verwendeten QM-System. Dennoch liefern die Systeme eine ganze Reihe an Mustervordrucken, an denen sich die Praxisteams entlang hangeln können. In der Regel lassen sich die Muster mit wenigen Eingaben und Klicks an die individuellen Praxisbegebenheiten anpassen.

Der CGM Task Organizer der CompuGroup Medical (CGM) ist zwar ein Zusatzprodukt zu den CGM-Arztinformationssystemen, also etwa für TurboMed oder Albis, doch auch er folgt dem Prinzip der unabhängigen QM-Software. Er ist kompatibel mit den verschiedensten Praxis-QM-Systemen und unterstützt die Praxis bei der Erfüllung wichtiger gesetzlicher Anforderungen und Prozesse, indem einfach schon einmal 120 vordefinierte Aufgaben im System hinterlegt sind.

Dabei orientiert sich der Task Manager an den jeweils geltenden rechtlichen Regelungen. So lassen sich im Rahmen des Risikomanagements Hygienepläne, Medizingeräte-Bestandsverzeichnis und ein Gefahrstoffverzeichnis einfach mithilfe von Vorlagen anlegen und pflegen. Neue Dokumente, die das Team erstellt, werden automatisiert an die Teammitglieder weitergeleitet, die das Dokument betrifft.

Arbeitshilfen fürs Fehlermanagement

Oft bieten die Systeme zusätzliche Selbstchecks. Bei x.qm könne die Praxen so ihre Lücken nicht nur im QM, sondern auch im Arbeitsschutz, Datenschutz oder Hygienemanagement aufspüren.

Ebenfalls bereits hinterlegt sind in den Systemen Arbeitshilfen fürs Fehlermanagement. Das ist nämlich Dreh- und Angelpunkt eines funktionierenden Risikomanagements. Die Dokumentation über den Rechner hat dabei den entscheidenden Vorteil, dass sich so auch entsprechende Kennzahlen zur Überprüfung nahezu per Mausklick ermitteln lassen.

Nutzen sollten Praxen aber auch das Angebot vieler Software-Anbieter, die Teams in Workshops - zum Teil per Webinar - in Sachen Risikomanagement und neue EDV-Features zu schulen.