Ärzte Zeitung, 03.03.2009

Tipps für die Arzthelferin

Standards im Praxisalltag beugen Frust vor

Definierte Arbeitsabläufe geben Orientierung.

Von Theresia Wölker

Reibungspunkte im Behandlungsalltga gibt es immer wieder. Beispiel: "Anja, bei der Wundversorgung fehlt schon wieder die Salbe Schmerzfrei, das habe ich Ihnen doch schon hundertmal gesagt." Die häufigste Antwort lautet: "Tut mir leid, Herr Doktor, ich habe es leider vergessen."

Solchen systemimmanenten Fehlern im Praxisalltag lässt sich nur mit einer strategischen Organisation begegnen. Einige Beispiele:

  • Mit Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibungen werden die Anforderungen an den jeweiligen Arbeitsbereich personenunabhängig definiert. Sie sind das Rückgrat für den Chef und auch das Personal. Hier ist festgelegt, welche Arbeitsabläufe zwingend von dem jeweiligen Stelleninhaber vorzunehmen sind. Auch für den Vertretungsfall eignet sich die Beschreibung als Leitfaden. Solche standardisierten Arbeitsabläufe sind in Industrieunternehmen als SOP (Standard Operating Procedure) bekannt. Wichtig: Das Stellenprofil sollte klar definiert sein, aber auch Freiraum für individuelle Arbeitsweisen lassen.
  • Checklisten dienen als Gedächtnisstütze und helfen bei der Arbeitsorganisation. Hier sollten die wichtigsten Prozessschritte pro Arbeitshandlung hinterlegt sein. Die Checklisten sollten wie auch die Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen zentral in der Praxis-EDV hinterlegt werden, um sie jederzeit ausdrucken und konsultieren zu können. Um einen professionellen Eindruck der Praxis zu gewährleisten und somit das Image der Praxis nicht negativ zu belasten, sollten die Checklisten nicht offen herumliegen, da sonst bei Patienten der Eindruck entstehen könnte, die Arzthelferinnen seien sich in ihrem Handeln unsicher.
  • Ein Personal-Einsatzplan kann helfen, mögliche Engpässe bereits im Vorfeld zu identifizieren. So kann zum Beispiel vermieden werden, dass die Ersthelferin in ihrer Abwesenheit keine adäquate Vertretung hat.

Bei der Einsatzplanung sollte darauf geachtet werden, dass zu jedem Zeitpunkt der Sprechstundenzeit die benötigten Qualifikationsprofile in der Praxis anwesend sind. So sollte es nicht passieren, dass eine speziell zur IGeL-Managerin ausgebildete Kraft ausgerechnet die Schicht hat, die außerhalb einer ausgewiesenen IGeL-Sprechstunde liegt.

Theresia Wölker aus Bendorf ist Personaltrainerin und Beraterin für Praxisteams.

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