Ärzte Zeitung, 18.11.2011

Arbeitswunder Praxis-Scanner

In Zeiten überbordender Bürokratie, aber auch einer zunehmenden Vernetzung von Ärzten bieten Scanner eine echte Arbeitserleichterung. Allerdings nur, wenn die Praxis auch das richtige Gerät auswählt.

Von Rebekka Höhl

Arbeitswunder Praxis-Scanner

Multifunktionsgeräte, die auch kopieren und drucken, hinken in der Scan-Technik nicht unbedingt hinterher.

© Ilya Glovatskiy / fotolia.com

NEU-ISENBURG. Auch im elektronischen Zeitalter gehen in Arztpraxen immer noch Massen von Papier ein.

Um diesen Herr zu werden, aber auch um die Kommunikation mit Kollegen, Kliniken und anderen Leistungserbringern oder KV und Kassen zu beschleunigen und zu optimieren, braucht es technische Helfer.

Ein ganz wesentlicher ist der Praxis-Scanner. Stellt sich nur die Frage: Welches Gerät ist das richtige für die eigene Praxis? Schließlich reicht die Preisspanne von unter 200 bis an die 4000 Euro.

Die Antwort: Es gibt eine Reihe von Kriterien, nach denen die Praxis ihr Gerät auswählen sollte.

Dabei ist der Preis nur eines, aber nicht das wichtigste. Denn, wer schnell im nächsten Elektronikmarkt den günstigsten Scanner kauft, kann hinterher bei den Personalkosten drauflegen, weil der einzelne Scanvorgang die Medizinische Fachangestellte (MFA) oder den Arzt zu lange beschäftigt.

Wieviele Dokumente müssen täglich in der Praxis gescannt werden?

Deshalb ist es zunächst wichtig, im Team zu besprechen, wie hoch der Scan-Aufwand in der Praxis ist. Also wie viele Dokumente müssen täglich gescannt werden und in welcher Form liegen sie vor - eher einzelne Blätter oder viele geheftete Dokumente.

Ist letzteres der Fall, wäre ein A3-fähiger Scanner zu empfehlen, über den aufgeschlagene Doppelseiten eines gehefteten Dokumentes in einem Arbeitsgang eingelesen werden können. Andere Auswahlkriterien sind:

Die Auflösung der Geräte bestimmt, wie genau die Schriftstücke eingelesen werden. Sie wird in dpi, also "Punkte pro Zoll" angegeben. 300 dpi sollten es mindestens sein, gute Geräte scannen mit 2400 und 4800 dpi.

An der Farbtiefe lässt sich ablesen, wie farbgetreu Fotos und farbige Vorlagen eingelesen werden. Das ist dann wichtig, wenn Fotos in der Praxis ausgewertet werden sollen. 24 Bit reichen im Normalfall aber aus.

Eine automatische Dokumentenzuführung ist dann sinnvoll, wenn häufig umfangreiche Dokumente von mehreren Seiten gescannt werden. So bietet der HP Scanjet N9120 Flachbett-Dokumentenscanner eine automatische Dokumentenzuführung von 200 Blatt. Das Gerät kostet aber auch nahezu 3900 Euro, bringt dafür aber auch gleich noch eine Scan-Software - aber hierzu später mehr - mit.

Die Funktion beidseitiges Scannen ist ebenfalls dort wichtig, wo viele Dokumente und vor allem häufig zweiseitig bedruckte Dokumente gescannt werden. Denn das Scannen in einem Durchgang erleichtert den Arbeitsprozess. Diese Funktion bietet etwa der Epson GT-S85, der preislich bei etwa 840 Euro liegt.

Viele Dokumente benötigen aber auch eine gewisse Schnelligkeit des Scanners. Hier liegen die Werte zwischen 25 bis 50 Seiten/Minute. Werden nur Bilder gescannt, sind die Geräte meist noch schneller, so kann der HP Scanjet N9120 bis zu 100 Bilder pro Minute erfassen.

Multifunktionsgeräte, die Kopierer, Scanner, Drucker und sogar Faxgerät vereinen, können eine Alternative sein, vo allem, wenn in der Praxis wenig Platz für Technik vorhanden ist. Aber: Ist das Gerät kaputt, fehlen gleich mehrere technische Lösungen. Von der Qualität her hinken die Multifunktionsgeräte den Allein-Scannern aber nicht unbedingt hinterher. Und Preislich gibt es hier schon gute Geräte um die 200 Euro - etwa den HP Officejet Pro 8500 oder den Lexmark Platinum Pro905.

Ein Scanner mit integriertem Farbdisplay könnte für die Praxen interessant sein, die Dokumente noch bevor sie in die Praxis-EDV übertragen werden, vorbearbeiten wollen. Diese Möglichkeit bietet zum Beispiel der HP Scanjet Enterprise 7000n. Das Gerät (Preis rund 3200 Euro) verfügt über ein Farbdisplay mit Touchscreen zum Anzeigen, Prüfen und Ändern gescannter Dokumente.

Direktscannen in E-Mails, das ist eine Funktion, die Praxen unterstützt, die häufig an Arztbriefe und Co. gescannte Dokumente anhängen müssen oder in Ärztenetzen schnell kommunizieren wollen. Multifunktionsgeräte wie der Lexmark X204n (Preis 299 Euro) können so etwas häufig.

Sollen die gescannten Dokumente an verschiedenen Rechnern bearbeitet und verwaltet werden können bzw. der Scanner mit verschiedenen Rechnern kommunizieren, sollte ein Gerät mit Netzwerkfunktion gewählt werden. Ein Beispiel ist der Epson GT-30000, der allerdings preislich bei über 4300 Euro liegt.

OCR - Optical Character Recognition

Unter OCR (Optical Character Recognition) versteht man die automatische Erkennung gedruckter Zeichen mithilfe optischer Abtastung.

Das heißt nichts anderes, als dass der Computer mit Hilfe von OCR gedruckte Texte eigenständig abschreibt. Eingesetzt wird die Technologie vor allem bei der Dokumentenerkennung, Formularauswertung, in Archivsystemen oder bei der Belegerfassung.

Allerdings braucht es für die Anwendung nicht nur einen Scanner, sondern auch eine OCR-Software für den PC, die Dokumente zur weiteren Verarbeitung in Formate wie Doc, HTML, PDF oder TXT konvertiert.

Ist das Dokument konvertiert, kann der eingescannte Text vom Praxisteam bearbeitet werden.

Der Scanner alleine macht es aber noch nicht. Für Praxen ist es wichtig, dass die häufig textlastigen Dokumente in der Praxis-EDV auch weiterverarbeitet werden können. Deshalb brauchen sie zusätzlich eine sogenannte OCR-Software (siehe Kasten).

Diese wandelt die gescannten in bearbeitbare Dokumente um bzw. konvertiert sie in pdf-, Textdateien wie doc, txt und ähnliches. Dabei gibt es Geräte - meist die teureren - die bereits die Software mitliefern.

Für einen Preis von rund 100 Euro lässt sich aber etwa mit OmniPage 18 Standard bereits eine leistungsfähige Software erwerben, die auch Spalten, Tabellen und Grafiken gescannter Dokumente gut erfasst.

Dabei kann die Software auch per Digitalkamera, iPhone oder iPad abfotografierte Dokumente umwandeln.

Bei vielen OCR-Programmen, etwa dem FineReader11 (Preis für die Professional Edition: 129 Euro) können die gescannten Dokumente auch direkt an Anwendungen wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint oder Adobe Acrobat gesendet werden.

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