Barcodes für schnelle Fortbildungspunkten

NEU-ISENBURG. Seit 2004 besteht für Vertragsärzte die - gesetzlich festgeschriebene - Fortbildungspflicht. Seitdem haben sie gegenüber ihrer KV alle fünf Jahre den Nachweis zu erbringen, dass sie mindestens 250 Fortbildungspunkte erworben haben.

Zuvor aber müssen die Punkte auf dem Konto der zuständigen Kammer eingegangen sein. Der Hausärzteverband (HÄV) Baden-Württemberg hat diese Nachweispflicht nun mithilfe einer innovativen Barcodelösung automatisiert und damit für einen wesentlichen Bürokratieabbau in der Praxis gesorgt.

Im HÄV Baden-Württemberg gibt es zurzeit etwa 350 sogenannte Moderatoren - das sind Ärztinnen und Ärzte, die eine spezielle Weiterbildung absolviert haben und mindestens viermal im Jahr Fortbildungsveranstaltungen für ihre Kollegen anbieten.

Die Moderatoren müssen die Teilnehmer von rund 1400 Veranstaltungen erfassen und dokumentieren. Um den damit verbundenen Aufwand zu minimieren, werden sie seit einiger Zeit mit einem System zur mobilen Barcode-Erfassung und -übertragung an den Server des Verbandes ausgestattet.

Punkte übers Arztportal einsehbar

"Die Ärztinnen und Ärzte haben heute lediglich noch den HÄV-Mitgliedsausweis beziehungsweise den Fortbildungsausweis ihrer Hausarztzentrierten Versorgung (HZV) bei der Fortbildungsveranstaltung dabei", erklärt Regine Sigmund, Geschäftsführerin des Landesverbands Baden-Württemberg.

"Die Teilnahme wird dann per Scan des Barcodes mit der persönlichen Identifizierungsnummer dokumentiert und an die zuständige Landesärztekammer weitergeleitet."

Jeder Arzt könne darüber hinaus seine besuchten Fortbildungen im Arztportal ansehen und sich bei Bedarf eine individuelle Teilnahmebescheinigung ausdrucken. Dies steigert die Transparenz und beschleunigt den administrativen Aufwand.

Miniscanner arbeitet mit Zeitstempel

Zur Umsetzung dieser Lösung hat der HÄV Baden-Württemberg ein innovatives System im Einsatz, das die ärztliche Nachweispflicht über den Besuch von Fortbildungsveranstaltungen automatisiert verwaltet.

Der Realisierungspartner AISCI Ident hat bis heute rund 300 mobile Datenerfassungsgeräte vom Typ KoamTac KDC100 an den Verband geliefert und für diesen speziellen Anwendungsfall konfiguriert.

"Mit Hilfe dieser Mini-Datensammler vom Format einer Streichholzschachtel ist nun eine schnelle Datenerfassung per Laserscanner sowie die einfache Kontrolle per Display möglich", sagt Sascha Radovic, bei AISCI Ident verantwortlich für das Projekt.

"Durch Hinterlegung eines Datums- und Zeitstempels kann das System die gesammelten Daten der Moderatoren identifizieren und in eine Buchung umwandeln."

Der Speicher ist groß genug für die Erfassung mehrerer tausend Barcodes mit Datums- und Zeitstempel. Die Datenübertragung und das Aufladen der Akkus erfolgt per integriertem USB-Stecker.

Eine der zentralen Herausforderungen in dem Projekt war die Anpassung der Lösung an die individuellen Rechnerstrukturen beziehungsweise Betriebssysteme aufseiten der Moderatoren.

"Da diese Anbindung so einfach wie möglich vonstatten gehen sollte, haben wir eine eigene Installationssoftware programmiert, die die Moderatoren über ein einfaches Programm-Download direkt von der Internetseite des Verbandes vollautomatisch auf ihrem Rechner installieren können", so Radovic.

Verwaltungssoftware gleicht Daten ab

"Der Datentransfer an den Verband erfolgt dann über den PC via HTTP-Port an einen zentralen Server." Grundsätzlich seien allerdings auch andere Möglichkeiten des Datentransfers denkbar, zum Beispiel über den Versand per E-Mail.

Softwareseitig erhielten die Projektpartner weitere Unterstützung von den IT- und Prozessberatern von Cologne Intelligence. Diese haben sowohl das webbasierte Arztportal des Hausärzteverbands als auch das Verwaltungssystem umgesetzt.

"Somit können sich die Ärzte selbst Informationen über ihr individuelles Fortbildungskonto verschaffen", erklärt Alexander Schuh, Business Analyst bei dem Kölner Unternehmen. "Da auch die Moderatoren ihre Veranstaltungen in dieses System einstellen, ist darüber hinaus eine sehr einfache Zuordnung möglich."

Das Verwaltungssystem nimmt die Daten vom Scanner auf, verarbeitet diese weiter und sorgt dafür, dass ein Soll-Ist-Vergleich problemlos durchgeführt werden kann.