Ärzte Zeitung, 08.06.2011

Im Hürdenlauf zur neuen Praxis

Wer Büroräume zu einer Arztpraxis umbauen will, muss mit langwierigen Genehmigungsverfahren rechnen. Aber man kann auch als Bauherr zum reibungslosen Ablauf beitragen.

Von Ingrid Lorbach

Im Hürdenlauf zur neuen Praxis

© Mone Beeck

Für Dr. Angela Schnell-Kehmann schien die zweite Etage des fünfstöckigen Bürogebäudes im Hamburger Westen auf Anhieb der ideale Standort für ihre neue Praxis zu sein. Räumlichkeiten, Infrastruktur und Umfeld - alles passte. Und mit der Architektin Dagmar Kehmann fand sie die Fachfrau für die notwenigen Umbaumaßnahmen auch gleich in der Familie.

Doch beide ahnten nicht, was für ein Hindernislauf über Paragrafen, Verordnungen und Bestimmungen ihnen bevorstand. "Dann hätte ich mich womöglich gar nicht darauf eingelassen", sagt die Fachärztin für Physikalische Reha-Medizin rückblickend.

Für die Umnutzung von Büroräumen zur Arztpraxis ist eine Genehmigung des Bauamts nötig. Zwar sollte sich darum eigentlich der Vermieter von Praxisräumen kümmern, doch Eigentümer wälzen diese Aufgabe gern auf die neuen Mieter ab. So geschah es auch in diesem Fall.

"Obwohl es sich nur um die Nutzungsänderung innerhalb einer zuvor als Büro genutzten Fläche handelte, mussten jede Menge Nachweise mit dem Antrag eingereicht werden", berichtet Dagmar Kehmann.

Die Liste der verlangten Unterlagen ist in der Tat beeindruckend:

  • Nachweis des Brandschutzes und der Rettungswege
  • Nachweis der Barrierefreiheit
  • Standsicherheitsnachweis
  • Nachweis der Be- und Entlüftung von Arbeits- und Nebenräumen
  • Stellplatznachweis
  • Nachweis der Anlagen für Abfallentsorgung
  • Nachweis zur Abwasserbeseitigung
  • Betriebs- und Baubeschreibung
  • Nachweis der vorherigen Nutzung

Hinzu kamen noch die umfangreichen infektionsschutzrechtlichen Anforderungen, die üblicherweise an Praxen und andere medizinische Einrichtungen gestellt werden.

Manchmal sind bis zu acht Ämter involviert

Bei dem einen oder anderen verlangten Nachweis mag man durchaus den Amtsschimmel wiehern hören. Dennoch geht es zum großen Teil um für die Sicherheit der Praxis relevante Fragen, wie Dagmar Kehmann betont: "Natürlich muss geklärt werden, ob der Boden dem Gewicht eines Röntgengeräts standhält oder die Stromversorgung für die zusätzliche Belastung ausgelegt ist."

So klappt der Umzug in die neue Praxis

1. Nicht ohne Architekt: Nehmen Sie am besten einen in der Praxisplanung erfahrenen Architekten schon zur Besichtigung der Räumlichkeiten mit. Denn dieser kann eventuelle Ausschlusskriterien für eine Arztpraxis in der Regel schneller erkennen.

2. Vorsicht Mietvertrag: Sie sollten nicht unterschreiben, bevor alle Grundlagenrecherchen für den Genehmigungsantrag abgeschlossen sind und der Eigentümer alle relevanten Unterlagen vorgelegt hat. Alternativ können Sie im Mietvertrag eine Klausel mit Rücktrittsrecht vereinbaren. Und achten Sie darauf, dass keine Rückbauklausel im Vertrag steckt, sonst müssen Sie die Räume nach Ende des Mietverhältnisses in den Ursprungszustand zurückversetzen.

3. Nicht ohne Genehmigung: Fangen Sie nicht an zu bauen, solange die Genehmigung für die Baumaßnahmen nicht vorliegt - das gilt auch für Umbauten. Verlassen Sie sich dabei nicht auf mündliche Zwischenbescheide.

4. Zeitpuffer einplanen: Mit drei bis vier Monaten allein für das Genehmigungsverfahren sollten Sie rechnen. Dazu kommt dann noch die eigentliche Bau-/ Umbauzeit. Das sollten Sie auch bei der Kündigung eventuell bestehender Praxisräume berücksichtigen.

5. Nicht zu knapp kalkulieren: Nachrüstungsforderungen der Behörden können das Umbauvorhaben erheblich verteuern. Planen Sie gleich eine finanzielle Reserve für unerwartete Kosten ein. Praxisplaner wissen, mit welchen Erfahrungswerten für die verschiedenen ärztlichen Fachrichtungen man rechnen sollte.

Sofern die Nachweise spezielle Themen wie Strahlenschutz, Arbeitsschutz oder Hygiene betreffen, werden die Unterlagen vom Bauamt nach Prüfung an die entsprechenden Fachbehörden weitergeleitet. "Manchmal sind bis zu acht verschiedene Ämter ins Zulassungsverfahren involviert", weiß Norbert Thöne, Innenarchitekt in Hamm, aus seiner Erfahrung als Praxisplaner.

Um den bürokratischen Apparat etwas zu beschleunigen, legt er mittlerweile alle Nachweise in bis zu achtfacher Ausfertigung bei. "Dann können sie von den einzelnen Ämtern parallel statt nacheinander bearbeitet werden", erklärt Thöne.

Mit zwei bis drei Monaten Bearbeitungszeit rechnet er aber auch bei einem reibungslosen Ablauf. Im Fall der Praxis Schnell-Kehmann wurden vier Monate daraus, weil die Ämter mehrfach Nachforderungen stellten. Als besonders hinderlich erwies sich, dass der Eigentümer nicht imstande war, einige wichtige Unterlagen zur Bauweise des Gebäudes zu liefern.

Bei Nachforderungen lohnt es sich, zu verhandeln

So musste etwa die Konstruktion des Betonbodens im Röntgenraum durch eine Kernbohrung geklärt werden. "Das war teuer, zumal das Bohrloch ja wieder fachgerecht verschlossen werden musste", ärgert sich die Ärztin. Norbert Thöne kennt ähnliche Fälle, etwa wenn Vormieter der Räume Umbauten vorgenommen haben: "Solche Änderungen am Gebäude sind oft gar nicht dokumentiert, dann weiß man nicht einmal mehr, welche Wand tragend ist und welche nicht."

Bei Nachforderungen der Behörden gibt es jedoch oft Verhandlungsspielraum. Im Falle der Hamburger Praxis wurden nach einem Widerspruch die Anforderungen an das Lüftungssystem für die nach innen gelegenen Räume reduziert. In den wenig frequentierten Nebenräumen reicht nun eine einfache Entlüftung.

In einem anderen Punkt musste ein Missverständnis aufgeklärt werden. Angela Schnell-Kehmann sprach stets vom "OP-Raum" ihrer Praxis. Doch für kleine Handoperationen oder andere Eingriffe unter Lokalanästhesie braucht sie nur die Auflagen eines "Eingriffsraums" zu erfüllen. "Der Sachbearbeiter auf dem Amt kann sich nicht in alle Arbeitsbereiche unterschiedlicher Fachpraxen hineindenken", meint dazu Thöne, "helfen Sie ihm mit genauen Beschreibungen der Arbeitsabläufe."

Angela Schnell-Kehmann konnte ihre Praxis schließlich eröffnen - wenn auch mit Verspätung und zusätzlichen Kosten. Umso mehr freut sie sich, dass nun der Betrieb gut angelaufen ist: "Schon in den ersten Wochen bekamen wir neue Patienten aus der unmittelbaren Umgebung."

Lesen Sie dazu auch das Interview:
"Schon vor Unterzeichnung des Mietvertrags beraten lassen!"

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