Ärzte Zeitung App, 18.11.2014

Steuer

Neue Spielregeln für elektronische Buchführung

Das Bundesministerium der Finanzen hat nun in einem Schreiben klargestellt, wie elektronische Steuerdaten aufzubewahren sind.

BERLIN. Da sowohl Freiberufler als auch Betriebe immer öfter auf eine rein elektronische Buchführung zurückgreifen, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jetzt Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung steuerlicher Aufzeichnungen in elektronischer Form aufgesetzt. Für Arztpraxen sind dabei vor allem die Anforderungen, die das BMF an die zugehörigen Datenverarbeitungssysteme stellt, interessant.

Im Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder (GZ: IV A 4 - S 0316/13/10003) heißt es, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Aufzeichnungsverfahren für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein müssen. Dazu wird auch in der elektronischen Buchführung ein genaues Belegverfahren gefordert.

Zwar sind Einzelbelege nicht zusätzlich in Papierform aufzubewahren, aber sie müssen eben elektronisch abgespeichert werden und dabei folgende Kriterien erfüllen: eindeutige Belegnummer, Belegdatum, Belegaussteller und -empfänger sowie Betrag bzw. Mengen-/Dienstleistungsangaben werden ersichtlich, zudem muss eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorgangs vorliegen. Diese Daten sind insbesondere für Steuerprüfungen erforderlich.

Außerdem muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass alle Daten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg - laut Paragraf 147 Abgabenordnung gilt eine Zehnjahresfrist - in unveränderter Form einsehbar sind. Würden die Daten nicht ausreichend geschützt und könnten deshalb nicht vollständig beim Finanzamt vorgelegt werden, so gelte die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsmäßig, so das BMF.

Dabei muss das EDV-Programm sicherstellen, dass Belege und Informationen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können und jede Änderung kenntlich machen.Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften hat der Steuerpflichtige laut BMF entsprechende Kontrollen einzurichten und auch zu protokollieren.

Hierfür reicht allerdings das Anlegen bestimmter Zugriffsberechtigungen aus - etwa für den Praxisinhaber, die mit den Buchungen beauftragten Mitarbeiter und den Steuerberater. Diese sollten dann von der EDV protokolliert werden, sodass der Praxisinhaber im Fall der Fälle ein Zugriffsprotokoll vorlegen kann.

Wichtig ist auch: Wenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten oder Dokumente in elektronischer Form in der Praxis eingegangen sind, müssen diese auch elektronisch aufbewahrt werden. Das gilt etwa für E-Mails. Das BMF schreibt ganz klar, dass diese Dokumente dann nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. (reh)

Topics
Schlagworte
Finanzen/Steuern (10875)
Weitere Beiträge aus diesem Themenbereich

Schreiben Sie einen Kommentar

Überschrift

Text

Die Newsletter der Ärzte Zeitung

Lesen Sie alles wichtige aus den Bereichen Medizin, Gesundheitspolitik und Praxis und Wirtschaft.

NEU als Themen abonnierbar: Frauengesundheit und Kindergesundheit

Wann das Smartphone für Kinderaugen gefährlich wird

Kleine Kinder sollten lieber mit Bauklötzen spielen als mit Smartphones, raten Augenärzte. Denn: Wenn die Kleinen häufig und lange auf Bildschirme starren, leiden nicht nur ihre Augen. mehr »

Quereinstieg zum Hausarzt – reicht ein Jahr Weiterbildung?

Der Deutsche Hausärzteverband warnt vor einer Verwässerung der Weiterbildung zum Allgemeinmediziner. Ein Jahr Weiterbildung reiche nicht für Umsteiger aus der Klinik. mehr »

Auf Zungenküsse besser verzichten?

Zungenküsse erhöhen offenbar das Risiko für HPV-Infekte und damit auch für Mund-Rachen-Tumoren. US-Experten haben sich das Krebsrisiko jetzt einmal genauer angesehen. mehr »