Ärzte Zeitung, 06.08.2015

Vorsicht

Digitale Rechnungen rufen den Fiskus auf den Plan

Elektronische Rechnungen werden immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Dabei wird oft übersehen, dass auch der Rechnungsempfänger strenge Regeln beachten muss, sonst droht Ärger mit dem Fiskus.

Von Torsten Lambertz

Digitalrechnung-AH.jpg

Kommt die Rechnung per E-Mail in die Praxis, sind auch alle Anhänge zu archivieren.

© Brian Jackson / fotolia.com

MÖNCHENGLADBACH. Während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten "E-Invoicing" - der digitalen Rechnungsstellung - eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus.

Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten jedoch keinesfalls unterschätzen, warnt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. Denn der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt einige steuerliche Fallstricke. Die mitunter zu Steuernachzahlungen oder Bußgeldern führen können.

Archivierung auf Papier reicht nicht

Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Es ist daher sinnvoll, allen Praxismitarbeitern, die die Rechnungen prüfen, Checklisten an die Hand zu geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können.

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren automatisch gewährleisten.

Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archivierungszwecke nicht aus.

Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Betriebe - also auch Arztpraxen - müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.

Vorsicht mit Buchungsvermerken

Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen zudem per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren.

Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriften gelten als Ordnungswidrigkeit. Bei nachlässiger Handhabung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zudem können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5000 Euro verhängen.

Auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen machen die Finanzbehörden strenge Vorgaben. Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands haben.

Die Betriebe müssen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet.

Versteckt in den AGBs

Praxen müssen elektronische Rechnungen aber nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt.

Torsten Lambertz ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach (www.wws-gruppe.de). Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Beratungen.

Schreiben Sie einen Kommentar

Überschrift

Text

Die Newsletter der Ärzte Zeitung

Lesen Sie alles wichtige aus den Bereichen Medizin, Gesundheitspolitik und Praxis und Wirtschaft.

Weitere Beiträge aus diesem Themenbereich

30 Minuten Bewegung am Tag verhindern jeden 12. Todesfall

Bewegung verlängert das Leben, das bestätigt die bisher größte Studie zum Thema. Und: Bewegung im Alltag reicht dazu schon aus, es muss kein anstrengender Sport sein. mehr »

Merkel beansprucht Führung weiter für sich

Drastische Einbußen, aber immer noch vorn: Die Wähler versetzen der Union einen Kinnhaken. Die große Koalition scheint passé. Auch die Umfrageteilnehmer der "Ärzte Zeitung" hatten bereits im Vorfeld eine neue "GroKo" abgelehnt. mehr »

Impfpflicht löst Masernproblem nicht

Eine Impfpflicht bei Masern würde ungeimpfte Erwachsene als Verursacher nicht erreichen und Skeptiker vor den Kopf stoßen. Ausbrüche sind nur mit mehr Engagement zu verhindern, so RKI-Präsident Prof. Lothar Wieler. mehr »