Praxis-EDV
Mit der papierlosen Praxis zur 24-Stunden-Woche
Viele nicht-medizinische Aufgaben lassen sich an die EDV delegieren. Die nötige Technik haben Ärzte meist schon in ihren Praxisräumen stehen.
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Wer seine Praxisdaten richtig archiviert, kann mit wenigen Klicks ganze Befundberichte oder Briefe an Versorgungsämter erstellen.
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NEU-ISENBURG. 10,6 Stunden arbeitet ein niedergelassener Arzt im Schnitt täglich. In dieser Zeit versorgt er circa 50 Patienten, wodurch ihm pro Patient 12,7 Minuten bleiben.
Diese Zahlen hatte die Brendan-Schmittmann-Stiftung bereits 2011 in ihrer fünften Burn-out-Studie unter Ärzten ermittelt. Befragt wurden immerhin 6000 Ärzte. Bei fünf Prozent der Teilnehmer - der Burn-out-gefährdeten Gruppe - zeigte sich sogar, dass sie über 13 Stunden am Tag arbeiten.
Dabei bemängeln Ärzte immer öfter die hohe Arbeitsdichte und zu knappe Zeit, die ihnen für den einzelnen Patienten bleibt. Der zunehmende Ärztemangel verschärft die Situation zusätzlich.
Doch wer einen Blick in die Praxis des Frankfurter Hausarztes Dr. Univ. Zag. Zlatko Prister wirft, wird schnell merken, dass es für Ärzte einen Ausweg aus der Zeitfalle gibt.
"Ich arbeite 20 bis 24 Stunden in der Woche, keine Sekunde mehr", sagt Prister - und das bei durchschnittlich 1200 Scheinen pro Quartal und nur zwei Medizinischen Fachangestellten (MFA), von denen eine Kraft Teilzeit arbeitet.
Prister hat es geschafft, seine Praxis auf den papierlosen Betrieb umzustellen und alles, was an Soft- und Hardware delegierbar ist, auch an die Technik abzugeben.
Ein Knopfdruck genügt
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Durch die Umstellung hat der Arzt die Hälfte der Arbeitszeit einsparen können. Nicht nur bei sich selbst: Auch die MFA seien wieder freier für ihre eigentliche Aufgabe, die Betreuung des Patienten und für neue Aufgaben, wie etwa das Anbieten von Zusatz- oder Vorsorgeleistungen.
Doch wie funktioniert nun der Umstieg? Die Grundausstattung haben die meisten Praxen bereits. Denn wie Prister erklärt, bieten die Praxissysteme den Ärzten und ihren Teams schon eine Reihe an Features, die den papierlosen Betrieb problemlos ermöglichen.
In der Tat gehören elektronische Patientenakten seit Jahren zum Standard. Damit können per Knopfdruck Fremdbefunde abgelegt, ebenso schnell Befundbriefe aus der Akte an andere Kollegen übermittelt werden, und mit wenigen Eingaben und Klicks lassen sich Dokumente erstellen.
Und nicht nur das: Die Systeme erlauben es Praxen sogar, ganze Arbeitsprozesse zu automatisieren.
Das geht über sogenannte Makros - eine programmierte, fest vorgegebene Folge von Befehlen, Aktionen etc. Makros bieten sich laut Duria-Geschäftsführer Dr. Erich Gehlen immer dann an, wenn gewisse Prozesse oft und immer gleichförmig ablaufen.
"Es ist so, dass wir die Abfolgen von Tastatureingaben mitschneiden und auf eine Taste legen", erklärt Gehlen. "Auf Tastendruck ist dann zukünftig der Prozess EDV-mäßig abbildbar."
Das lässt sich sogar noch weiter spinnen, wie Uwe Helmeke, Geschäftsführer von Softland, berichtet. Anwender könnten eine Ablaufsteuerung definieren, die wiederum Makros enthalten könne. "Also Makro in Makro."
Die Handgriffe sind für die Praxen, wie Gehlen erläutert, gar nicht so kompliziert. Aber ganz ohne Arbeitseinsatz, das gibt auch Prister zu, geht es nicht. Denn das Team müsse ja erst einmal seine gewohnte Arbeitsweise umstellen.
Vor allem der Arzt müsse nun mehr Verwaltungsaufgaben selbst übernehmen - das läuft zwar alles per Knopfdruck, es braucht aber ein Umdenken in Sachen Arbeitsverteilung.
Zeitgewinn ist sofort spürbar
"Wichtig ist die Vorüberlegung: Was kann die Maschine mir abnehmen?", sagt Prister. Dabei hätten Ärzte eine Riesenangst vor der Abgabe der eigenen Kompetenz an den Computer. "Doch das findet gar nicht statt", so der Hausarzt.
Es würden lediglich nicht-medizinische Arbeiten delegiert. Und dies schaffe dem Arzt wieder Freiraum für seine eigentliche medizinische Tätigkeit.
Am ehesten sähen Ärzte den positiven Effekt der papierlosen Praxis bei der Formularverwaltung. Prister: "Diese lässt sich fast komplett automatisieren." Dazu müssen die Praxen aber auf den Blankoformulardruck umstellen.
Wenn Prister etwa ein Rezept ausstellen will, ruft er sich die Formularmaske auf, gibt das entsprechende Medikament ein - wobei die Arzneidatenbank im Hintergrund unterstützt - und löst dann den Rezeptdruck mit einem Tastaturbefehl aus - ohne dass seine Fachangestellten tätig werden müssen.
Daneben rät Prister den Praxisteams, die automatisierte Dokumentation zu nutzen. Das heißt, Diagnosen nicht in Volltext, sondern in den entsprechenden Codes zu speichern.
Das ist wichtig, wenn die Praxis Daten wieder suchen bzw. für Arztbriefe oder Gutachten weiterverwerten möchte.
Auch beim Speichern von Fremdbefunden sollten sich die Praxen ein System überlegen. "Man muss wissen bzw. lernen, wie man Befunde wiederfindet und was man mit ihnen machen will."
Die Praxen bräuchten die Daten etwa für das Erstellen von Berichten für Versorgungsämter oder Kassen. Sind die Befunde gut strukturiert in der EDV hinterlegt, lassen sich einzelne Bestandteile wiederum per Knopfdruck in Berichte einfügen.
Hier lohnt es sich auszutesten, was die eigene Praxis-EDV bereits kann. "Die Softwarepflege beträgt im Schnitt 200 Euro im Monat, also 2400 Euro im Jahr", sagt Prister. "Doch die meisten Praxen nutzen nur ein Fünftel von dem, was ihnen die Softwarehäuser an Möglichkeiten bereitstellen."
Die Ausstattung für schnelle Praxisabläufe
In den meisten Praxen sind gar keine großen Investitionen nötig, um auf papierlosen Betrieb umzustellen. Zu allererst benötigen Praxen ein gängiges Arztinformationssystem, das es ihnen ermöglicht - ob über Makros oder andere Wege -, komplette Arbeits- bzw. Verwaltungsprozesse in der EDV zu hinterlegen. Und zwar individualisiert, denn jede Praxis hat ihre ganz eigenen Abläufe.
Damit aber auch die elektronische Kommunikation mit anderen Praxen, Kliniken etc. funktioniert, und die elektronische Archivierung keine Probleme macht, empfiehlt der Frankfurter Hausarzt Dr. Zlatko Prister einen großzügig ausgestatteten Rechner neuester Generation.
Dabei kann je nach Größe der Praxis auch auf die Version mit einem Server und mehreren Terminal-Arbeitsplätzen ausgewichen werden. Egal, ob Einzelrechner oder Serverlösung: Die Vertriebspartner der Softwarehäuser unterstützen die Praxen in der Regel bei der Wahl und beim Einrichten der richtigen Technik.
Prister, der selbst Seminare in Sachen papierlose Praxis gibt, rät zudem zu einem ISDN-Anschluss - aber einen mit DSL-Anbindung. Denn die schnellere Datenleitung wird für die Kommunikation nach draußen benötigt. Und ohne ISDN-Anschluss wäre das Praxistelefon blockiert, wenn Datenpakete per Internetleitung versendet werden.
Ebenfalls wichtig ist der Umstieg auf ein elektronisches Fax - beispielsweise die Fritzcard. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Praxis selbst Faxe nicht mehr ausdrucken muss, sondern dass sie sie auch per Knopfdruck versenden kann.
Alle einlaufenden Faxe liegen so ebenfalls bereits elektronisch vor und müssen nur noch in der entsprechenden Patientenakte abgespeichert werden. Trotzdem wird die Praxis auch weiterhin einen Scanner benötigen - manche Dokumente kommen schließlich per Post. "Das sollte ein Schnellscanner sein, der beidseitig scannen kann", so Prister.
Nicht fehlen darf für den Blankoformulardruck ein Laserdrucker mit mindestens vier Schächten für die unterschiedlichen Formulare. Ebenfalls hilfreich ist laut Prister eine Sondertastatur für Makros, weil sich dann hinter einzelne Tasten ganze Befehlsketten legen lassen.
Makros: Ein Knopfdruck mit großer Wirkung
Makros sind Programme oder kleine Programmcodes, hinter denen sich eine vorgegebene Folge von Befehlen und Aktionen verbirgt. So ermöglichen sie es etwa, über das Bedienen einer einzigen Taste oder das Anklicken eines Buttons eine ganze Reihe von Abläufen automatisch zu initiieren.
Ein Beispiel: Kommt ein Patient mit akuter Bronchitis in die Praxis, wird allein über einen Button das nötige Rezept an den Drucker gesendet, werden die Daten mit ICD-10-Code in die Patientenakte übernommen, die Abrechnungsdaten werden ermittelt und die AU-Bescheinigung wird aufgerufen.
Elektronische Arztbriefe sicher versenden
Mit das wichtigste Arbeitsmittel für die papierlose Praxis ist der elektronische Austausch mit anderen Ärzten und Kliniken - also der E-Arztbrief. Hierfür müssen sich die Praxen einen Anschluss zu einer gesicherten Arztbrief-Austausch-Plattform zulegen.
Möglich ist der sichere Versand etwa über D2D, die ursprünglich von der KV Nordrhein entwickelte Telematik-Plattform der KVen bzw. das KV-SafeNet. In Ärztenetzen wird den Netzpraxen meist direkt aus der Praxissoftware heraus der sichere, verschlüsselte Versand ermöglicht.
Wichtig ist nur: Der Empfänger muss natürlich über den entsprechenden elektronischen Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten verfügen oder ebenfalls an die Plattform angebunden sein, sonst macht der Versand keinen Sinn.
Blankodruck: Darauf sollten Praxen achten
Durch den Blankoformulardruck entfällt in den Praxen das händische Einlegen von Spezialformularen für den Druck. Voraussetzung ist nur, dass das Formular im PC als Muster hinterlegt ist.
Die gängigen und von der KBV zertifizierten Praxis-EDV-Systeme sollten dies aber bieten. Nutzt die Praxis automatisierte Prozesse in der EDV, müssen die Formulare nicht einmal mehr einzeln aufgerufen werden.
Sie erscheinen - für den Feinschliff - automatisch am Bildschirm. Was es allerdings braucht: Einen Drucker mit mehreren Einzugsschächten für die unterschiedlichen Papierformate.
Formulare: Warum sich Muster lohnen
In jeder Praxis gibt es Formulare, die regelmäßig ausgefüllt werden müssen und häufig an mehreren Stellen mit Standardformulierungen befüllt werden. Wer eine automatisierte Formularverwaltung nutzt, reduziert seinen Arbeitsaufwand erheblich.
So könnte sich die Praxis für häufig genutzte Arzneimittel Kürzel anlegen, mit denen sie die Medikamente schnell in die Rezeptmaske im PC übernehmen kann. Auch für Berichte an Versorgungsämter, Gerichte etc. könnte die Praxis eine Vorlage einrichten, in die Dauerdiagnosen automatisch aus der Patientenakte eingefügt werden.
Und es lässt sich einrichten, dass die Abrechnung bzw. Rechnungsstellung automatisch im Anschluss an das Schreiben erstellt wird. Ganz ähnlich kann die Praxis mit Laboraufträgen, Bescheinigungen für Patienten und Überweisungen umgehen.
