In elf Monaten brauchen Ärzte ein QM-System - kein Problem?

Der gesetzliche Zwang hat dem Qualitätsmanagement einen schlechten Ruf beschert: Ein neues bürokratisches Monster, das Mehrarbeit, aber keinen Nutzen für die Ärzte bringt. Dabei gibt es QM ohnehin in jeder Arztpraxis. So ist beispielsweise der Arbeitsablauf fürs Impfen oder die Patientenannahme in irgendeiner Form geregelt. Auch Checklisten - etwa für den Notfallkoffer - werden von den meisten Praxen ganz selbstverständlich genutzt. Die gute Nachricht heißt also: Selbst in kurzer Zeit lässt sich ein QM-System in den Arztpraxen einführen.

Denn Aufgabe des QM ist es, solche Prozesse aufzunehmen und für alle Mitarbeiter im Team einheitlich zu gestalten - damit weniger Fehlerquellen entstehen. Aufgabe des QM ist es aber auch, Verbesserungspotenziale in den Arbeitsabläufen offenzulegen. Denn auch das verbessert die Qualität. Schließlich geht es darum, die Qualität in den Praxen zu organisieren und langfristig zu sichern.

So setzen Arztpraxen ihr QM ohne Zeitdruck um

Trotzdem, der erste Schritt in Sachen QM ist immer die Entscheidung, gemeinsam als Team ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen. Dabei kann sich das Team für ein bestimmtes QM-System wie QEP oder KTQ entscheiden, das QM kann aber ebenso im Alleingang entwickelt werden.

Dem folgt dann die Selbstbewertung: Was könnte noch besser laufen? Dabei reicht es, wenn das Praxisteam zunächst die Prozesse durchgeht, die in der QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) genannt werden. Denn hier schauen auch die Prüfkommissionen der Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) hin. Wichtig sind hier etwa das Thema Datenschutz, Hygiene, Arbeitsschutz und der Blick darauf, wie Behandlungsabläufe strukturiert sind. Dabei geht es nicht darum, die eigentliche ärztliche Behandlung festzuschreiben, sondern vielmehr die Prozesse rund um den Arzt-Patienten-Kontakt zu ordnen.

Hat das Praxisteam die wichtigsten Prozesse in der Praxis erkannt und analysiert, sollte es eigene Qualitätsziele festlegen. Diese helfen beim weiteren Vorgehen und werden vom GBA als QM-Instrument gefordert. So ein Ziel könnte lauten: "Wir möchten die Wartezeiten der Patienten auf maximal 20 Minuten begrenzen."

Anschließend werden die Prozesse in der Praxis aufgenommen. Eine Aufgabe, die sich an das Praxisteam delegieren lässt. Hierbei fordert die QM-Richtlinie als Instrument Ablaufbeschreibungen. Diese können ganz einfach in Tabellenform die einzelnen Arbeitsschritte mit den jeweiligen Verantwortlichen festhalten.

Einige QM-Instrumente sind für Ärzte Pflicht

Möglich ist aber auch die Darstellung in einem Flussdiagramm. Hilfreich für die spätere Nutzung der Arbeitsanweisungen ist, wenn zusätzlich festgehalten wird, welche Dokumente (etwa bestimmte Checklisten) für die einzelnen Prozesse wichtig sind.

Ein anderes QM-Instrument, das der GBA gerne sieht, ist das Organigramm. Dieses zeigt den Aufbau der Arztpraxis. Vor allem größere Arztpraxen mit mehreren Mitarbeitern profitieren davon, da es die Verantwortlichkeiten abbildet. Dabei könnten als Praxisführung der Arzt, darunter die Ersthelferin und darunter weitere Verantwortungsbereiche inklusive der Namen der Mitarbeiter genannt werden. Außerdem sollte es in der Praxis Stellenbeschreibungen geben.

Besonders wichtig ist das interne Beschwerde- und Fehlermanagement. Hierfür kann die Praxis einfach ein Fehlerbuch einrichten oder sich ein Formular überlegen. In jedem Fall sollte in einer Ablaufbeschreibung festgelegt werden, wie mit Beschwerden und Fehlern umgegangen wird. Ebenfalls hilfreich für den Praxisalltag sind Checklisten, zum Beispiel für Hygiene in der Arztpraxis, Ruhe-EKG oder auch die Wartung von Geräten.

Es muss nichts neu erfunden werden

Was nun noch fehlt, sind Instrumente, mit denen die QM-Ziele und die Prozessqualität überprüft werden. Auch das fordert der GBA. Dabei müssen keine neuen Messinstrumente erfunden werden und es müssen auch keine quantitativen Werte ermittelt werden. Bereits das Fehler- und Beschwerdemanagement kann als Kontrollmechanismus dienen, genauso die Patientenbefragung (die übrigens auch in der Richtlinie als QM-Instrument aufgeführt wird). Aber auch DMP-Daten oder Werte aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung der Praxis sind hier Datenquellen. Der Prozess der Verbesserung und Kontrolle könnte dann ab 2010 starten, wenn die Phase der Überprüfung und Selbstkontrolle eingeläutet wird.

Werden Ablaufbeschreibungen, Checklisten und andere Dokumente in einem Ordner oder als Datei im Computer gesammelt und sind sie allen Mitarbeitern zugänglich, ist das Qualitätsmanagement schon fast umgesetzt. Fast, denn es muss natürlich auch vom Praxisteam gelebt werden.

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