Zugriff aufs Praxiskonto: die Tücken der Vollmacht

Der Zeitpunkt war eigentlich längst überfällig: Nach nun fast achtjähriger Praxiszugehörigkeit sollte die erfahrenste der Praxismitarbeiterinnen von Dieter M., einem Internisten aus Niedersachsen, eine eingeschränkte Vollmacht über das Geschäftskonto bei seiner langjährigen Hausbank erhalten. M. wollte sich damit selbst von dem, wie er es nennt, "zeitlich aufwändigen Finanzkram" weitgehend entlasten. Dazu zählt das Bezahlen kleinerer Rechnungen ebenso wie die damit verbundene Disposition der täglichen Liquidität seiner Praxis.

Die dazu erforderliche Bevollmächtigung erschien nun aber keineswegs so unproblematisch, wie M. ursprünglich dachte. Als er sich nämlich das ihm von seiner Bank zur Verfügung gestellte Vollmachtformular genauer ansah, hatte er plötzlich eine ganze Reihe von Fragen.

Grundsätzlich gilt natürlich, dass vor allem Vertrauen für eine Bankvollmacht unabdingbar ist. Allerdings sollte auch vor diesem Hintergrund die sorgfältige Durchsicht eines solch wichtigen Formulars nicht vergessen werden.

Details gehören auch in die Stellenbeschreibung

Dabei kann leicht übersehen werden, dass die jeweiligen Bedingungen einer derartigen Vollmacht vor allem durch Gesetzesänderungen oder durch Präzisierungen der Rechtsprechung mehr oder weniger regelmäßig anzupassen sind und vom Arzt als Vollmachtgeber ebenso regelmäßig überprüft werden sollten. Eine solche Überprüfung hat übrigens nichts mit mangelndem Vertrauen in die bevollmächtigten Personen zu tun. Es geht vielmehr um einen klar definierten rechtlichen und an der Praxis orientierten Rahmen der jeweiligen Vollmacht, in dem sich der oder die Vollmachtnehmer sicher und dem Vollmachtsumfang gemäß bewegen sollte. Je nach den betrieblichen Erfordernissen ist es eine Überlegung wert, die Details einer Kontovollmacht nicht nur auf dem Vollmachtformular, sondern auch in der jeweiligen Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin aufzuführen. Ein Punkt, den M. in Zukunft noch berücksichtigen will.

Der Praxisinhaber sollte übrigens nicht davon ausgehen, dass die Inhalte der Kontovollmachten bei jedem Bankinstitut, zu dem eine Geschäftsverbindung besteht, absolut identisch sind. Üblich sind je nach Kreditinstitut unterschiedliche Vollmachtformulare, sodass eine sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Vollmacht grundsätzlich erforderlich ist.

Die Vollmacht kann über den Tod hinaus gelten

Einer der wesentlichen Punkte ist dabei der Zeitraum der Gültigkeit der Vollmacht: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte - das ist häufig nicht bekannt - den Zugriff auf die Geschäftskonten auch über das Ableben des Kontoinhabers hinaus. Es kann natürlich durchaus sinnvoll sein, dass Ärzte, denen diese Vollmachtbedingung bekannt ist und die sie entsprechend bewusst einsetzen, so die Zahlungsfähigkeit der Praxis unmittelbar erhalten. Allerdings sollten bei einer solchen Regelung auch mögliche Auswirkungen auf bereits eventuell bestehende erbrechtliche Verfügungen eines Testaments oder eines Erbvertrages berücksichtigt werden. Banken lassen entsprechende Kontoverfügungen von Bevollmächtigten nämlich meist so lange zu, bis die Erben einen entsprechenden Widerruf der jeweiligen Vollmacht vornehmen.

Feste Grenzen für den Umfang sind nützlich

Erfahrungsgemäß kann ein solcher, von den Erben gemeinsam getragener Widerruf aber einige Zeit in Anspruch nehmen, sodass vom Bevollmächtigten zwischenzeitlich Kontoverfügungen getroffen werden können. Zur Vermeidung eventueller Missverständnisse kann bei derartigen Fällen mit Zustimmung der jeweiligen Bank festgelegt werden, dass Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Arztes gültig sein sollen. M. entschied sich für letztere Variante.

Aber dem Internisten stellte sich noch eine andere Frage: Wie umfangreich soll die Vollmacht werden? Je nach Formular sind Verfügungen aus einem Kontoguthaben heraus ebenso möglich wie aus einer bestehenden Kreditlinie. Selbst wenn die bisherige betriebliche Übung fast selbstverständlich Guthabenverfügungen vorsieht, ist aus Gründen der Rechtssicherheit ein entsprechender Blick in das Vollmachtformular ratsam. Falls danach nämlich auch Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, sollte in Verbindung mit dem Kreditinstitut klar definiert werden, ob und in welchem finanziellen Rahmen Kontoverfügungen durch Bevollmächtigte erfolgen dürfen.

Auch hier sollte geprüft werden, ob dieser Punkt auch in der Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin verbindlich festgehalten wird. Je nach Kreditinstitut sind darüber hinaus Vereinbarungen möglich, die Guthaben- oder Kreditverfügungen, wie bei M. übrigens vorgesehen, je Kontoabhebung auf einen bestimmten Maximalbetrag zu beschränken. Wichtig ist, dass es im Ergebnis keinerlei Zweifel über die konkreten Abhebungsberechtigungen geben darf. Unterschiedliche Auffassungen darüber gehen sonst erfahrungsgemäß zu Lasten des Arztes und Vollmachtgebers.

Oft übersehen: die Untervollmacht

Ein ebenso wichtiger Punkt, den der Arzt kennen sollte: Der Bevollmächtigte ist je nach Bankinstitut berechtigt, weitere Untervollmachten selbstständig, also ohne Mitwirkung des Vollmachtgebers, zu erteilen. Da eine solche Möglichkeit im Praxisbetrieb eher unwahrscheinlich ist, wird es ratsam sein, über ein Streichen dieser Berechtigung im Vollmachtformular nachzudenken. M. hat die Möglichkeit der Untervollmacht gleich herausnehmen lassen.

Die Formulierungen in den jeweiligen Vollmachtformularen können also durchaus zu Missverständnissen führen, sodass ein sorgfältiger Umgang mit jeder einzelnen Vereinbarung erforderlich ist. Ärzte, denen die rechtliche Bedeutung der einen oder anderen Formulierung nicht eindeutig genug erscheint, können auch einen Anwalt um Klärung bitten.

Checkliste Kontovollmacht

• Vollmachtformulare sollten grundsätzlich mit der gleichen Sorgfalt wie andere, ebenfalls wichtige Geschäftsbelege behandelt werden.
• Etwa ein Mal pro Jahr sollten sämtliche Bank- und Geschäftsvollmachten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.
• Dabei sollte stets die Gesamtsituation des Arztes berücksichtigt werden: Kontovollmachten, deren Wirksamkeit über das Ableben des Vollmachtgebers hinausgeht, können beispielsweise den Verfügungen in einem Testament oder in einem Erbvertrag entgegenstehen.
• Bankinstitute sind meist bereit, einzelne Punkte im Vollmachtformular den Erfordernissen der Praxis anzupassen oder diese zu streichen. Jede dieser neu getroffenen Vereinbarungen sollte von der jeweiligen Bank bestätigt werden.