Arztpraxen
Mit QM zu mehr Impfschutz
Qualitätsmanagement lohnt sich für Praxen auch finanziell. Beim Thema Schutzimpfung lässt sich das sogar in Euro und Cent festmachen. Die Praxisteams müssen allerdings die nötigen Voraussetzungen schaffen.
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Haken dran! Wer nach QM-Checklisten Schutzimpfungen erbringt, kann unnötigen Ärger vermeiden.
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Es gibt nicht viele Bereiche, in denen sich so eindeutig zeigt, dass ein gutes Qualitätsmanagement (QM) zu mehr Praxisumsatz führen kann. Die Präventionsleistungen und hier insbesondere die Schutzimpfungen sind so ein Bereich.
Bevor sich die Praxisteams an Arbeitsanweisungen und Checklisten machen, sollten sie sich aber ein eigenes Praxis-Präventionskonzept erarbeiten. Dazu gehöre etwa, dass die Praxis systematisch Patienten identifiziere, die für die einzelnen Präventionsprogramme infrage kommen und diese dann auch gezielt informiere, erklärt Diplom-Medizinerin Sigrid Rybka, Senior Referentin für Qualitätsmanagement und Sektorenübergreifende Qualitätssicherung bei der KBV.
Impfrate der Praxis gibt Aufschluss
Im KBV-eigenen QM-System QEP wurde für die Präventionsleistungen ein extra Unterpunkt (1.6.1) eingefügt, der noch einen ganz entscheidenden Hinweis gibt: Bevor die Praxis loslegt, muss sie erst einmal analysieren, wie stark ihre Patienten die Präventionsleistungen beziehungsweise Schutzimpfungen in Anspruch nehmen und welche Patientengruppen sich hinter den Präventionswilligen verbergen.
Sie müssen also ihre eigene, praxisindividuelle Impfrate ermitteln. Diese gibt dem Praxisteam nämlich Aufschluss darüber, wo das QM ansetzen soll und welche Maßnahmen umzusetzen sind. Damit hat die Praxis automatisch eine messbare Kennzahl für den ständigen Prozess der Weiterentwicklung des QM - den fordert nämlich die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (GBA) zum Praxis-QM.
Doch auch damit sind die Vorarbeiten für ein funktionierendes Impfmanagement noch nicht erledigt. Wichtige Voraussetzung ist laut Rybka auch, dass das Praxisteam die jeweils aktuellen STIKO-Empfehlungen kennt. Nur ein Punkt, an dem deutlich wird, dass es auch fürs Impfmanagement feste Verantwortlichkeiten braucht.
Das heißt, die Praxis sollte zunächst eine Medizinische Fachangestellte (MFA) plus eine Vertreterin benennen, die sich aktiv um die Beschaffung der nötigen Infos - auch zu saisonalen Aspekten wie etwa den FSME-Risikogebieten - kümmert und diese ans Team weitergibt. Letzteres kann in der Teambesprechung erfolgen.
Außerdem lohnt es sich, die aktuellen Daten kurz und knapp in der Praxis-EDV festzuhalten, sodass sie jederzeit nachgesehen werden können - falls der Software-Anbieter hier nicht ohnehin schon die Daten hinterlegt hat und einen regelmäßigen Aktualisierungsservice anbietet.
Checkliste unterstützt das Team
Rybka empfiehlt für eine tatsächliche Impfpass-Aktion in der Praxis dann folgende Checkliste, die die Praxis auch in ihrem QM-Handbuch hinterlegen könnte:
- Den Impfpass nach Standard-STIKO-Impfungen durchsehen.
- Noch gültige Impfungen mit dem Jahr für die Auffrischung in der Praxis-EDV notieren.
- Die Impfschutzdauer ins Recallsystem übernehmen und das Einverständnis des Patienten zum Recall-Verfahren prüfen.
- Nötige Auffrischimpfungen sowohl für den Arzt als auch den Patienten auflisten.
- Patienten auch nach der Reiseplanung fragen und eventuelle wichtige zusätzliche Impfungen ebenfalls notieren.
- Allergien, Unverträglichkeiten sowie evtl. Schwangerschaft erfragen.
- Gegebenenfalls Impfungen mehrerer Impfpässe in einen Impfpass übertragen.
Recall muss sein
Die Checkliste zeigt es schon: Ohne ein gutes Recallverfahren bringt das beste Impfmanagement nichts. Denn leider reicht es nicht, nur die Patienten auf Schutzimpfungen anzusprechen, die regelmäßig in die Praxis kommen. Denn dann erreicht man mit dem Präventionsangebot nur einen Bruchteil der Patienten.
Für das Recall-Verfahren kann es sich lohnen, eine eigene Ablaufbeschreibung zu verfassen - die muss nicht nur fürs Impfmanagement gelten. Erster Punkt wäre, dass generell alle Patienten um ihr Einverständnis für den Erinnerungsservice der Praxis gebeten werden.
Am einfachsten geht das bei neuen Patienten. Hier könnte auf dem Anamnesebogen ein Feld eingefügt werden, in dem der Patient ankreuzen kann, über welche Wege (Post, Mail, SMS, Telefon) und an was (feste Arzttermine, Prävention etc.) die Praxis ihn erinnern darf. Dann muss nicht für jeden Recall erneut beim Patienten angefragt werden.
Alle anderen Patienten sollten die MFA am Empfang auf den neuen Service der Praxis ansprechen und um - am besten schriftliches - Einverständnis bitten. Dieses könnte dann als gescanntes Dokument in der Praxis-EDV abgelegt werden.
Die Einwilligung des Patienten ist so wichtig, weil er sich gemäß Paragraf 7 UWG (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb) sonst belästigt fühlen könnte - mit den möglichen juristischen Konsequenzen für die Praxis.
Hilfe kommt von der Praxis-EDV
Die meisten Arztsoftware-Systeme unterstützen die Praxen bei den Recall-Verfahren und bieten hierfür spezielle Recall-Funktionen. Über diese lassen sich regelmäßig Recall-Listen erstellen - also automatisiert Patienten aus dem System herausfiltern, die etwa für eine aktuelle Impfaktion infrage kommen. Mehr oder weniger per Knopfdruck lassen sich dann Serienbriefe oder E-Mails erstellen.
In der Ablaufbeschreibung für den Recall wird also erst einmal festgehalten, dass neue Patienten regelmäßig nach ihrem Einverständnis gefragt werden und bei allen anderen Patienten bei jedem Arzttermin kurz kontrolliert wird, ob ein Einverständnis vorliegt oder der Patient bereits erklärt hat, dass er nicht an Vorsorge-Checks erinnert werden will - auch letzteres sollte in der EDV festgehalten werden.
Zweiter Schritt wäre, dass die Praxis zu saisonalen Impfterminen regelmäßig ein Erinnerungsschreiben rausschickt und ansonsten regelmäßig, etwa einmal im Quartal, prüft, wer für einen Impf-Recall infrage kommt. Dritter Schritt wäre, das Erinnerungsschreiben tatsächlich rauszuschicken.
Für die einzelnen Zielgruppen, wie Jugendliche oder bestimmte Jahrgänge, sollte sich die Praxis zudem spezifische Ansprachestrategien überlegen, empfiehlt Dr. Franziska Diel, Leiterin des Dezernats Sektoren übergreifende Qualitätsförderung und -darstellung bei der KBV.
Hierfür lassen sich dann spezielle Textbausteine in der Praxis-EDV hinterlegen - und auch die Form des Mediums, also Brief, E-Mail oder SMS, kann entscheidend sein.
Vorsicht mit dem Kühlschrank
Qualitätsmanagement (QM) ist nicht nur lästige Pflicht, denn seine Checklisten schützen die Praxen aktiv vor Fehlern, die die Patientensicherheit gefährden und Ärzte damit haftungsrechtlich in die Bredouille bringen können. Das gilt insbesondere auch für die Bestellung und Lagerung von Impfstoffen.
Denn wer zu viele Impfstoffe bestellt, läuft schneller Gefahr, dass das Verfallsdatum regelmäßig überschritten wird. Das wird dann zum Problem, wenn es keinen festen Arbeitsablauf in der Praxis und keine festen Verantwortlichkeiten für die Überprüfung der Arzneien in der Praxis gibt.
Von vornherein umgehen lässt sich diese Fehlerquelle, wenn ein fester Bestellablauf etabliert wird. Per Praxis-EDV oder händisch sollten die aktuellen Mengen festgehalten und anhand der üblichen Impfraten und - falls die Praxis zusätzlich ein Recallverfahren plant - der zu erwartenden zusätzlichen Impfnachfragen überprüft werden.
Ganz wichtig ist, dass auch die Verfallsdaten hinterlegt werden. Aus den Daten ergibt sich dann die aktuelle Bestellmenge. In einigen EDV-Systemen lässt sich das Bestellmanagement zu großen Teilen automatisieren. Die MFA erhalten dann einen Hinweis, dass sich der Bestand an Impfstoffen dem Ende zuneigt und eine Bestellung nötig wäre. Jeweils zwei MFA - eine hauptverantwortlich und eine als Vertretung - sollten wenn möglich zuständig sein und den Impf-Bestand regelmäßig prüfen.
Bei der Lagerung ist der Kontrollaufwand etwas größer. Zunächst einmal ist es sinnvoll, für die Lagerung von Impfstoffen und andere Arzneien einen separaten Kühlschrank zu nutzen. Dieser muss mit einem Mini-Max-Thermometer ausgestattet werden, außerdem muss eine unterbrechungsfreie Kühlung sichergestellt werden. Hier sollte sich die Praxis vorab von einem Elektriker beraten lassen und von diesem auch ein Prüfsiegel auf dem Gerät anbringen lassen.
Für die gerichtsfeste Dokumentation ist nicht nur die tägliche Kontrolle der Kühlschranktemperatur erforderlich - während dessen auch gleich ein Blick auf das Haltbarkeitsdatum seines Inhalts geworfen werden sollte -, das Ganze muss auch schriftlich festgehalten werden.
Hierfür empfiehlt sich eine Checkliste, die in Kühlschranknähe aufbewahrt wird und Messzeit (Minimal- und Maximal-Temperatur) sowie Datum und Uhrzeit der Messung erfasst. Jeder Messwert sollte von der MFA mit ihrem Kürzel abgezeichnet werden. (reh)
