Bayerische Praxis mit eigener Software

MILTACH. Beim Stichwort Arztpraxis denken die wenigsten an Lagerverwaltung. Und doch haben große Praxen, wie auch die Gemeinschaftspraxis von Dr. Bianca und Dr. Johann Helmbrecht, ein eigenes Materiallager für Kompressen und Kanülen, für Spritzen und Desinfektionsmittel, den allgemeinen Sprechstundenbedarf und auch für Büroartikel.

Mehr als 200 verschiedene Artikel liegen in den Regalen, erläutert Johann Helmbrecht, der zusammen mit seiner Ehefrau Bianca eine typische Landarztpraxis in Miltach im Bayerischen Wald führt.

Die Praxis bietet ein breites Behandlungsspektrum einschließlich chirurgisch-orthopädischer und gynäkologischer Leistungen. Entsprechend groß war bislang der Zeitaufwand für eine gut eingearbeitete und erfahrene MFA, die sich um die Lagerverwaltung kümmert.

Mobile Lagerverwaltung

Und trotzdem gab es immer wieder die üblichen Probleme: Materialengpässe, weil zu spät oder nicht genügend nachbestellt wurde, abgelaufene Artikel, die zu spät entdeckt wurden oder auch zuviel bestellte Artikel.

Urlaubszeiten und Personalwechsel sorgten für zusätzlichen Aufwand. Das hat sich inzwischen grundlegend geändert. "Unser Ziel war es schon immer, die Lagerhaltung zu verbessern", berichtet Helmbrecht.

Zumal die gesamte Praxis vollständig über EDV läuft. Die Lösung für ein rationelles und IT-gestütztes Lagerverwaltungssystem ergab sich schließlich während eines Gesprächs am Familientisch mit dem Sohn Daniel, der in Hamburg eine Firma für Software- und App-Entwicklungen, die nudge GmbH, leitet.

Daraus entstand das eigens entwickelte Programm "MedVentar", das auf dem Praxisserver als webbasierte Datenbank installiert ist. In ihm sind alle Verbrauchsartikel, der gesamte Sprechstundenbedarf sowie die Büroartikel alphabetisch gespeichert.

Erfasst werden Artikelkategorie und -bezeichnung, Hersteller beziehungsweise Lieferant, Mengen und Haltbarkeitsdatum. Die Bestandsverwaltung erfolgt mobil mit Hilfe einer App auf einem iPod, der ins WLan der Praxis eingebunden ist.

Mit der Kamera des iPods wird der Strichcode oder der QR-Code gescannt und der jeweilige Artikel im System als Zu- oder Abgang gebucht. Artikel ohne Codierung werden von Hand einmalig in einer Liste erfasst, die ebenfalls im Datenbanksystem hinterlegt ist.

3. Platz bei "innovativer Arztpraxis 2012"

Mit dieser rationellen Lagerverwaltung belegten die Helmbrechts den 3. Platz beim Wettbewerb "Die innovative Arztpraxis 2012" - einer Aktion der Fachverlagsgruppe SpringerMedizin, zu der die "Ärzte Zeitung" gehört, und dem Biopharmaunternehmen UCB.

In der Datenbank sind für jeden Artikel Mindestmengen für Routinebestellungen und für sofort nötige Bestellungen definiert und über ein Ampelsystem schnell zu erkennen: Grün steht für ausreichend vorhanden, Orange zeigt an, dass bei der nächsten Routinebestellung nachbestellt werden muss und Rot signalisiert einen akuten Engpass. Lila besagt, dass der Bestand dieses Artikels über Soll liegt.

Verantwortlich für die Lagerverwaltung ist die MFA Nadine Singer, die sich den iPod mit fünf Kolleginnen teilt. Bianca und Johann Helmbrecht können über die App auf ihrem iPhone auf die Lagerverwaltung zugreifen.

Wann immer ein Artikel aus dem Lager entnommen wird, wird der Abgang zeitnah und ohne großen Aufwand erfasst. Ebenso werden Lieferungen in die Lagerverwaltung aufgenommen.

Der Zeitgewinn, versichert Helmbrecht, sei erheblich. Der Überblick über den aktuellen Lagerbestand habe in einigen Fällen zu einer Verringerung von Vorratsmengen und damit auch zu einem geringeren Bedarf an Lagerfläche geführt.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil sei auch der dokumentierte Verbrauch des Sprechstundenbedarfs für den Fall von Regressansprüchen der Kassen, sowie die Dokumentation des Verbrauchs von Desinfektionsmitteln als Nachweis für ein funktionierendes Hygienemanagement.

Die Erfassung mit dem iPod werde von den Praxismitarbeiterinnen gut akzeptiert und habe bereits in der Einführungsphase ohne größere Fehler funktioniert.

Praxis-App statt Website

Noch gibt es das Programm MedVentar nur in der Praxis der Helm-brechts. Für eine breite Vermarktung müsste schließlich auch die Pflege des Systems sichergestellt sein. Wer Genaueres wissen wolle, könne sich bei der nudge GmbH in Hamburg erkundigen, so Helmbrecht.

Obwohl die Praxis Helmbrecht voll digitalisiert ist, gibt es bisher noch keine Praxis-Homepage. Auch in diesem Punkt setzt das Ehepaar auf eine moderne Lösung: Als Ergänzung für den Praxisflyer soll es demnächst eine Praxis-App geben.

Alle Informationen über die Praxis mit Öffnungs- und Urlaubszeiten, die am eigenen PC über www.mycompany-app.de aktualisiert werden können, sollen den Patienten dann jederzeit über eine Push-up-Funktion zur Verfügung gestellt werden.

Den Zugang zur App sollen sich die Patienten über einen QR-Scan in der Praxis holen können.