Ärzte Zeitung, 21.02.2013

Buchungsbeleg

Das digitale Steuerrisiko

Ob Rechnung, Lieferschein oder Überweisung - auch in Arztpraxen wird heute vieles elektronisch erledigt. Doch genau dabei könnten Ärzte ungewollt in eine Steuerfalle tappen.

Von Rebekka Höhl

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Ein Tastendruck und die Rechnung ist verschickt und abgelegt. Was sich im Praxisalltag einfach gestaltet, kann den Fiskus durchaus stören.

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NEU-ISENBURG. Papierbelege sind nicht mehr en vogue. Und das hat eigentlich auch seine Vorteile: Denn über den elektronischen Versand sind etwa Rechnungen und Bestellscheine nicht nur schneller beim gewünschten Empfänger.

Sie lassen sich auch einfacher und zügiger ablegen. Doch gerade die elektronische Archivierung kann bei der Steuer zu Problemen führen, warnt derzeit der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Und das trifft gerade Kleinunternehmer oder Freiberufler wie Ärzte hart.

Der Grund: Für die digitalen Belege würden steuerrechtlich die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege gelten. Das heißt, es sollte bei Geschäfts- bzw. Praxisdaten eine Datenarchivierung über zehn Jahre gewährleistet werden.

Und zwar eine lesbare. Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, würden die Finanzbehörden die betreffende Einnahmen-Überschussrechnung oder den betreffenden Jahresabschluss schnell verwerfen und "eine unvorteilhafte Steuerschätzung" vornehmen, so der BVBC.

"Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen", berichtet der Verband.

Nicht alles in einen Speichertopf werfen

Praxen sollten daher rechtzeitig vorbeugen. Dabei ist wichtig, dass die digitalen Buchungsbelege in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Helfen können hier PDF-Formate. Diese haben zudem den Vorteil, dass sich auch ältere Dateiversionen noch nach Jahren öffnen lassen.

Bei den Datenträgern, auf denen Dateien abgespeichert werden, sollte ebenfalls auf längerfristige Lösungen geachtet werden, etwa zusätzliche, externe Festplatten, CD/DVD oder bei größeren Datenmengen auf Netzwerkspeicher, sogenannte NAS (Network Attached Storage).

Das Ablegen von steuerrelevanten Belegen in Clouds sieht der BVBC kritisch. "Einige Provider werden im umkämpften Markt nicht bestehen", so der Verband. Und dann muss die Praxis sehen, wie sie ihre Daten rechtzeitig zurückbekommt.

Nichtsdestotrotz gilt aber ohnehin die Regel: Elektronische Belege immer mehrfach, mindestens doppelt sichern. Zudem sollten Praxen regelmäßig stichprobenartig die Lesbarkeit der Daten prüfen.

Und rechtzeitig, wenn es gravierende technische Neuerungen gibt, ihre Datenspeicher umstellen. Nicht nur mit einer Floppy-Disk kann heute niemand mehr etwas anfangen, auch die Nachfolger-Disketten sind schließlich längst ausrangiert. An solche Veränderungen müssen sich auch Praxen anpassen.

Aber noch etwas ist wichtig: Um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben, sollten Praxen zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Dokumenten unterscheiden, sagt der BVBC - und nicht beides in einen Speichertopf werfen.

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