Ärzte Zeitung, 20.02.2012

Tipps für die Arzthelferin

So verliert das Jahresgespräch seinen Schrecken

Das Jahresgespräch gehört nicht zu den beliebtesten Instrumenten der Personalführung. Das gilt sowohl für Ärzte als auch für Medizinische Fachangestellte. Doch bei gutem Verlauf können beide Seiten profitieren.

Von Theresia Wölker

So verliert das Jahresgespräch seinen Schrecken

Das Jahresgespräch zwischen Chef oder Chefin und einer Medizinischen Fachangestellten ist Gelegenheit für Verbesserungsvorschläge. Gleichzeitig gilt es auch, Ziele für das laufende Jahr zu setzen - und schriftlich festzuhalten.

© Klaro

In gut geführten Praxen gehören sie zum jährlich wiederholten Ritual: die Jahresgespräche oder Zielvereinbarungsgespräche zwischen Praxisleitung und den Medizinischen Fachangestellten (MFA).

Wer sich dabei am Kalenderjahresrhythmus orientiert, sollte bis zum Ende des ersten Quartals die Gespräche geführt haben.

Denn zu einem Jahresgespräch gehört es auch, nach vorne zu blicken und sich Ziele zu setzen. Dann sollte noch genügend Zeit sein, diese Ziele auch umzusetzen.

Rückmeldungen in Seminaren zeigen, dass das Jahresgespräch - als Instrument der kritischen Leistungsbeurteilung - nicht unbedingt ein Publikumsliebling ist. Viele MFA gehen mit einer gewissen Skepsis und einem flauen Bauchgefühl zu dieser "Stunde der Wahrheit".

Doch sollte ein Jahresgespräch nicht als "Abrechnung" missbraucht oder gar als Ersatz für sonst fehlende Kommunikation zwischen Praxisleitung und Mitarbeitern herangezogen werden. Es sollte vielmehr der Glanzpunkt für eine gute Beziehung sein.

Wo liegt der eigene Anteil am Praxiserfolg?

Zunächst ist das Jahresgespräch - abgesehen von Teambesprechungen - die wichtigste Gelegenheit für beide Seiten, eine Rückmeldung, auf Neudeutsch Feedback, zu geben.

Zum Zweiten glauben Betriebswirte, dass Mitarbeiter motivierter sind, wenn sie wissen, welchen Anteil ihre Arbeit am Gesamterfolg des Unternehmens hat - also in diesem Fall, wo der Beitrag einer MFA zum Praxiserfolg liegt.

Weiterhin soll der jährliche Dialog zwischen MFA und Praxisleitung zu mehr Engagement dadurch führen, dass konkrete Ziele vereinbart werden - deren Erreichung obendrein belohnt wird.

Nicht zuletzt dient das Gespräch dazu, dass der Arzt oder die Ärztin die Strategien und Ziele der Praxis kommunizieren und die Verantwortlichkeiten jeder einzelnen MFA klarstellen. Das fördert ein gutes Arbeits- und somit Betriebsklima.

Wird die Arzthelferin nicht nur kritisch "begutachtet", sondern wird auch ihr Arbeitseinsatz entsprechend gewürdigt und ihre berufliche Entwicklung gezielt gefördert, steigt in gleichem Maße ihre Loyalität und die Identifizierung mit dem Unternehmen Arztpraxis.

Wie kann eine MFA sich vorbereiten? Sicherheit und Selbstvertrauen gewinnt, wer sich seiner eigenen Leistungen, Stärken, aber auch der Verbesserungsmöglichkeiten bewusst ist. Dafür sind schriftliche Notizen über die eigenen beruflichen Leistungen des vergangenen Jahres genauso wichtig wie die Konkretisierung eigener Zukunftswünsche, die man mit der Praxis verbindet.

Stellenbeschreibung bringt Sicherheit für alle

Nur wer sich gut kennt mit allen Facetten, kann seine Chancen gezielt und klug nutzen. Die persönliche Stellenbeschreibung gibt den Rahmen vor, an dem man sich messen lässt; sie ist die Grundlage der Selbstkontrolle für die MFA: Was habe ich geleistet? Welche Ziele sind nicht oder nur teilweise erreicht worden?

Wichtig ist: Die MFA kann nicht für Pannen verantwortlich gemacht werden, die gar nicht zu ihrem Zuständigkeitsbereich zählen. Insofern leistet das QM-Instrument der Stellenbeschreibung einen wichtigen Beitrag für Klarheit und Struktur in der Praxisorganisation, auch für ein gutes Arbeitsklima und verhindert Kompetenzgerangel.

Theresia Wölker aus Bendorf ist Personaltrainerin und Beraterin für Praxisteams.

Checkliste zum Jahresgespräch für die MFA

Das A und O eines guten Jahresgesprächs ist die gute Vorbereitung. Folgende Punkte sind vor dem Gespräch mit der Praxis leitung zu bedenken:

  • Wertschätzung in Richtung Praxisleitung hat zunächst Priorität vor kritischen Anmerkungen und Forderungen.
  • Übernehmen Sie Verantwortung für sich selbst. Warten Sie nicht auf Lösungen, sondern treiben Sie sie selbst voran!
  • Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Erst einmal aufmerksam zuhören, Notizen machen, dann lenken Sie das Gespräch, indem Sie gezielte Fragen stellen.
  • Auf die Wortwahl kommt es an. Überlegen Sie vor dem Gespräch gut, wie Sie Ihr Anliegen vortragen. Kontentrieren Sie sich auf das Wesentliche!
  • Nutzen Sie die positive Körpersprache, Lächeln gewinnt. Schauen Sie sich dabei ruhig vorher mal im Spiegel an.
  • Wer eine Forderung mit gesenktem Blick und dünner Stimme vorträgt, ist wenig überzeugend.
  • Nein heißt nein. Formulieren Sie klar und deutlich, wenn Sie etwas nicht wollen.
  • Eine gute Strategie kann es sein, die Praxisleitung für die Lösung eines Problems mit ins Boot zu nehmen. Fragen Sie ruhig: "Wie kann eine Lösung für Sie aussehen?"

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