Erfolgsrezept
Ärzte Zeitung, 23.08.2012

Praxis in Filderstadt

Online-Kalender verschafft mehr Zeit für die Patienten

Von zu Hause, von der Arbeit oder im Urlaub: Patientinnen von Gynäkologin Katja Vogel können Termine jederzeit von jedem Ort aus vereinbaren. Nötig ist dazu nur ein Internetanschluss. In der Praxis bleibt jetzt mehr Zeit für die Patientinnen.

Von Johanna Dielmann-von Berg

Online-Kalender verschafft mehr Zeit für die Patienten

Die Medizinischen Fachangestellten Brigitte Heinemann (r.) und Dhana Saenftl prüfen den Online-Terminkalender.

© Johanna Dielmann-von Berg

FILDERSTADT. "Leider sind alle Leitungen belegt. Einen Termin können Sie aber auch rund um die Uhr über den Online-Kalender auf www.vogel-praxis.de buchen."

Wenn in der Praxis von Dr. Katja Vogel das Telefon nicht still steht, hören Patienten in der Warteschleife diese Ansage.

Ein Online-Terminkalender, das ist auf den ersten Blick nichts Ungewöhnliches - auch in der Praxis Vogel nicht. Die Terminvergabe über die Webseite gibt es dort schon seit etwa zehn Jahren.

Das Besondere: Der Online-Kalender greift direkt auf den Planer in der Praxis zu. Das erspart den Mitarbeitern viel Arbeit.

Online-Kalender greift auf den Praxisplaner zu

Bisher wurden Zeitspannen für den Online-Kalender blockiert. Täglich mussten die Arzthelferinnen dann prüfen, welche Zeiten daraus gebucht wurden, und sie händisch in den Praxisplaner übertragen. Dadurch entstand nicht nur doppelte Arbeit, die viel Zeit kostete.

Wegen der nicht gegebenen zeitlichen Synchronisation der beiden Kalender entstanden auch immer wieder Lücken im Praxisplaner. "Jeder Anruf, den wir mit dem neuen Onlineplaner vermeiden, entlastet uns, sodass wir uns besser um die Patienten in der Praxis kümmern können", sagt Bernhard Vogel, Manager der gynäkologischen Praxis in Filderstadt.

Mit der Idee hatte er sich für den Innovationspreis von UCB und Springer Medizin beworben und war bis unter die besten zehn gekommen. "Das motiviert natürlich auch das Praxisteam", sagt er.

Seit seine Frau die Praxis im Jahr 2003 übernommen hat, war es das Ziel der beiden, die Wartezeit in der Praxis für die Patienten zu minimieren. Die Idee, den Praxisplaner mit dem Online-Kalender zu verknüpfen, hatte Bernhard Vogel schon länger.

Es fehlte jedoch an der passenden Software. Mehrere Jahre fragte er bei der CompuGroup nach, ob es nicht ein entsprechendes Programm gebe, das auch mit der Praxissoftware Albis kompatibel ist. Mitte letzten Jahres war es dann so weit.

Für den "Praxismanager", der auf Albis aufsetzt aber nicht dessen Kalender nutzt, musste Katja Vogel zunächst Zeitfenster für die einzelnen Behandlungen definieren. Insgesamt sind im System mehrere hundert Termingründe hinterlegt. Zur Onlinebuchung sind davon zehn freigeschaltet.

"Wir haben dafür Routineuntersuchungen und somit die häufigsten Behandlungen in der Praxis ausgesucht", erklärt Katja Vogel. Darunter auch die Krebsvorsorge, die Schwangerschaftsfeststellung oder die Kontrolle sechs bis acht Wochen nach der Geburt. "Gleichzeitig erhöhen wir so die Chance, dass uns Patienten im Notfall schneller telefonisch erreichen", betont die Ärztin.

Im Notfall soll die Praxis besser erreichbar sein

Nach der Buchung erhalten die Patienten automatisch eine Bestätigung per E-Mail. "Das unterstützt uns ungemein, früher mussten wir jedes Mal die Termine bestätigen", sagt die Medizinische Fachangestellte Miriam Renz.

"Auch unsere Patientinnen finden den neuen Onlineplaner super, so können Termine nicht nur gebucht werden, wenn man telefonisch nicht durchkommt, sondern zum Beispiel auch von der Arbeit aus übers Internet."

Ein weiterer Vorteil: Viele Patienten sagen kurzfristig ab, die Termine sind dann online - anders als früher - sofort wieder frei. So können auch kurzfristig Lücken im Praxisplaner geschlossen werden. Derzeit nutzen durchschnittlich 45 Patienten pro Monat den Online-Kalender, Tendenz steigend.

Die Sicherheit der Daten für den Onlineaustausch ist gewährleistet: Zwischen dem Onlinerechner in der Praxis und externen Rechnern der Patienten ist ein eigenständiger Server geschaltet, um Angriffe auf die Praxis zu verhindern. Das ist besonders für die weiteren Ideen des Praxisteams wichtig.

Bald sollen Patientinnen Überweisungen und Rezepte online anfordern können. "Viele sagen zum Beispiel, ich möchte wieder die Pille vom letzten Mal, nennen uns aber den falschen Namen. Das können wir dann vermeiden", sagt Katja Vogel.

Geplant ist auch, dass Patienten im Netz ihre Befunde, etwa von Laboruntersuchungen, einsehen können. Wie für Rezepte brauchen sie dafür aber ein "Kundenkonto", das mit einer Geheimnummer geschützt wird.

Der Wettbewerb "Die innovative Arztpraxis" von UCB und Springer Medizin geht in die zweite Runde. Auch 2012 gibt es wieder drei iPads zu gewinnen. Haben Sie Interesse? Dann bewerben Sie sich bis 31. Oktober: www.aerztezeitung.de/innovationspreis2012

Die gynäkologische Praxis Vogel

Die Praxis: Im Jahr 2003 hat Katja Vogel die gynäkologische Praxis in Filderstadt übernommen. Zuvor war sie dort schon seit sechs Jahren tätig. Pro Quartal erwirtschaftet die Praxis zwischen 1200 und 1400 Scheinen. Jährlich stellen sich Katja Vogel und ihre Mitarbeiter einer Prüfung durch den TÜV. Denn die Praxis ist nach ISO 9001/2008 zertifiziert.

Die Schwerpunkte: Früherkennung und Beratung sind Katja Vogel wichtig. In der Praxis wird daher zum Beispiel Impfen groß geschrieben. Sie berät ihre Patienten zu allen Themen, auch über das Behandlungsspektrum der Praxis hinaus, etwa wenn ein Eingriff in der Klinik nötig ist.

Das Team: Zum Praxisteam gehören neben Katja Vogel und der angestellten Ärztin Heike Höllriegl-Lächler noch vier medizinische Fachangestellte und zwei Mitarbeiter in der Verwaltung. Ihr Mann Bernhard Vogel kümmert sich im Hintergrund um Organisatorisches in der Praxis.

Die Innovation: Über die Internetseite der Praxis können Patientinnen rund um die Uhr Termine über einen Onlinekalender buchen. Das Besondere: Der Kalender greift direkt auf den Planer der Praxis zu. So kann immer der nächstmögliche Termin angeboten werden, zum Beispiel wenn Termine kurzfristig abgesagt wurden. Zudem wird das Praxispersonal entlastet.

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