Ärzte Zeitung, 04.09.2013

Archivierung

Keine Angst vorm Datenverlust

Zum papierlosen Arbeiten gehört auch ein ausgefeiltes Archivierungskonzept. Zeitaufwendig ist das allerdings nicht.

NEU-ISENBURG. Der Vorteil der papierfreien Praxis ist: Es türmen sich keine Aktenberge mehr in Kellerregalen, und auch Aktenschränke werden nahezu überflüssig. Aber: Die Aufbewahrungsfristen für die Patientenunterlagen und Befunde - und die betragen bei Röntgenbildern immerhin 30 Jahre - gelten natürlich trotzdem. Bleiben die Daten auf Speichermedien so lange erhalten?

Die Antwort: Wenn die Praxis ein ordentliches Archivierungskonzept aufsetzt, dann ja. Dabei reicht es nicht, die Daten auf dem Praxisserver abzulegen. Denn kommt es einmal zu einem Serverabsturz oder schleicht sich Schadsoftware auf dem Server ein, ist schnell ein Teil der archivierungspflichtigen Daten für immer verloren.

Das heißt, Praxen sollten in der Datensicherung zumindest zweigleisig - besser sogar mehrgleisig - fahren. Denn auch das ist eine Tatsache: Elektronische Speichermedien haben immer eine begrenzte Haltbarkeit und können bei falscher Lagerung (zu hohe Temperatur, ständige mechanische Belastung) Materialschäden davon tragen, die die Lesbarkeit der Daten erheblich beeinflussen können.

Je nachdem, wie umfangreich die Praxisdaten sind, können die Daten zusätzlich auf CD-ROM, Datenbändern oder externen Festplatten gesichert werden. Eine interessante Alternative sind sogenannte RAID-Systeme.

Hinter dem Begriff versteckt sich ein Verbund mehrerer unabhängiger Festplatten, auf die gleichzeitig die Archivierung beziehungsweise Spiegelung der Daten der Hauptfestplatte der Praxis gespielt wird. Da die Daten hier automatisch mehrfach gespiegelt werden, gelten RAIDs als sicherer oder haltbarer in der Datenarchivierung als einfache Festplatten.

RAID-Systeme gibt es von einer Reihe von Anbietern - so etwa Buffalo Technology, Netgear, Promise oder Iomega. Die meisten Anbieter haben auch noch eine Verschlüsselungstechnik im Paket dabei.

So sind die Daten auch bei einem Diebstahl des RAID-Systems geschützt. Dennoch gilt für die RAID-Systeme wie für alle anderen Speichermedien: Es muss von Zeit zu Zeit geprüft werden, ob die Daten noch lesbar sind.

Wichtig ist aber vor allem, dass die Praxis regelmäßige Backups fest in den Praxisalltag integriert. In den meisten Systemen lässt sich einstellen, dass etwa abends nach Praxisschluss eine automatische Datensicherung startet.

Wer die Daten lieber händisch auf CD-ROM speichert, sollte dafür ebenfalls einen festen Arbeitsablauf und vor allem feste Zuständigkeiten bei den Praxismitarbeitern definieren. (eb)

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