Ärzte Zeitung, 21.06.2011

Aufbewahrung von Unterlagen: BFH zieht Kostengrenzen

MÜNCHEN (lu). Ärzte müssen Daten von Patienten bis zu 30 Jahre und Geschäftsunterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahren. Wer mehr als 500.000 Euro Umsatz im Jahr erzielt oder freiwillig bilanziert, kann den Fiskus an den Kosten für die Aufbewahrung dieser Dokumente beteiligen.

Dazu wird eine sogenannte Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet. Allerdings gibt es Grenzen, wie ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) jetzt zeigt.

Im konkreten Fall zahlte ein Apotheker für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahr 1070 Euro und setzte - wegen der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren - 10.700 Euro als Rückstellungen an. Nach Ansicht des BFH war dies zu viel des Guten. Schließlich betrage die durchschnittliche Lagerdauer bei zehnjähriger Frist nicht zehn Jahre, sondern zwischen einem und zehn Jahren.

Auf dieser Grundlage ergebe sich eine mittlere Aufbewahrungsfrist von 5,5 Jahren, sodass der Kläger nur knapp 6000 Euro an Rückstellungen geltend machen könne. Das Argument des Apothekers, es würden ständig neue Unterlagen hinzukommen, ließ der BFH nicht gelten.

Für die Berechnung der Rückstellung seien nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind.

Az.: X R 14/09

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