Gut organisiert in die Grippesaison starten

Jedes Jahr dasselbe Szenario: Mit Beginn der Grippesaison steigt die Nachfrage nach Impfungen sprunghaft – doch nicht jede Praxis ist darauf optimal vorbereitet. Der Erfolg der Influenza-Impfkampagne entscheidet sich oft Wochen bis Monate vorher: in der Vorbestellplanung, im Praxis-Setup und der Aufgabenverteilung im Team.

Internationale Leitlinien zum Impfstoffmanagement zeigen, dass organisatorische Vorbereitung, klare Verantwortlichkeiten und eine stabile Kühlkette entscheidende Faktoren für die sichere Anwendung von Impfstoffen in der ambulanten Versorgung sind (1). Dieser Artikel gibt praktische Orientierung für ein strukturiertes Impfmanagement – von der Vorbestellung über die sichere Lagerung und Dokumentation bis hin zu Teamorganisation und Abrechnung.

1. Vorbestellung bis März des Vorjahrs

Impfstoffe für die kommende Grippesaison müssen aufgrund des komplexen und mehrere Monate dauernden Herstellungsprozesses bereits im Winter oder frühen Frühjahr des Vorjahres vorbestellt werden. Das Paul-Ehrlich-Institut weist in der Regel darauf hin, dass Arztpraxen und Apotheken ihre Bestellungen für die kommende Saison bis Ende März abschließen sollten (2). Gemäß der von der WHO empfohlenen Anpassung der Impfstoffstämme beginnt dann die etwa vier bis fünf Monate dauernde Produktion der Impfstoffe – anschließend folgen die Chargenprüfung und -freigabe durch das Paul-Ehrlich-Institut, bevor die Impfstoffe üblicherweise ab Mitte August ausgeliefert werden (2).

Echte Verbrauchszahlen nutzen, um Bedarf realistisch zu planen

Bei der Vorbestellung von Grippeimpfstoff können Schätzungen ohne Datenbezug zu Engpässen oder zu kostspieligen Überbeständen führen. Eine evidenzbasierte Planung, angepasst an die jeweilige Arztpraxis, kann sich auf folgende Informationen stützen:

• Verbrauchszahlen der vergangenen Grippesaison
• Impfquoten in den relevanten Risikogruppen der Praxis (ab 60 Jahren, Schwangere, Personen mit chronischen Grunderkrankungen, medizinisches Personal u. a. (3))
• Altersstruktur und Patientenpool der Praxis
• Geplante Impfaktionen (z. B. Recall für chronisch Kranke und deren Kontaktpersonen)

Wer diese Kennzahlen und Faktoren auswertet, schafft eine belastbare Grundlage für die Impfstoffbestellung und kann den Bedarf der eigenen Praxis deutlich präziser planen.

Impfstoffauswahl: Aktuelle STIKO-Empfehlungen beachten

Für die saisonale Influenzaimpfung sollen gemäß den Empfehlungen der Ständigen Impfkommission (STIKO) inaktivierte Influenzaimpfstoffe mit der jeweils von der Weltgesundheitsorganisation (WHO) empfohlenen Antigenzusammensetzung verwendet werden. Die WHO empfiehlt für die kommende Influenzasaison erneut trivalente Influenzaimpfstoffe (4).

Für Personen ab 60 Jahren empfiehlt die STIKO einen Hochdosis- oder einen MF59-adjuvantierten Influenzaimpfstoff (3). Sind sie nicht verfügbar – beispielsweise wegen Lieferengpässen – ist die Impfung mit einem Standard-Influenzaimpfstoff einem Verzicht auf die Impfung vorzuziehen. Eine Impfung mit Standard-Influenzaimpfstoffen wird darüber hinaus u.a. empfohlen für:

• Personen (auch Kinder) mit chronischen Grunderkrankungen (z. B. Erkrankungen der Atemwege, Herz-Kreislauf-, Leber- oder Nierenkrankheiten, Diabetes mellitus, Adipositas, neurologische Erkrankungen oder Immundefizienz),
• Schwangere, ab 2. Trimenon, bei erhöhter gesundheitlicher Gefährdung infolge einer Grunderkrankung ab 1. Trimenon.
• medizinisches und pflegerisches Personal sowie andere Personen mit erhöhtem beruflichem Infektionsrisiko und
• Personen, die Risikopersonen im Haushalt oder in der Betreuung gefährden könnten (3).

Bei der Impfstoffbestellung sollte darauf geachtet werden, dass geeignete Impfstoffe für die unterschiedlichen Alters- und Risikogruppen der Praxispatientinnen und -patienten eingeplant werden. Die aktuellen Empfehlungen der STIKO zur saisonalen Influenzaimpfung werden im Epidemiologischen Bulletin des Robert Koch-Instituts veröffentlicht und sind auf den Webseiten des RKI abrufbar.

Wareneingang professionell prüfen

Unterbrechungen der Kühlkette können die Wirksamkeit von Impfstoffen vermindern und die Immunantwort beeinträchtigen. Die konsequente Kontrolle von Transport und Lagerung gilt daher als zentraler Bestandteil des Impfstoffmanagements (1). Die Verantwortung für die Kühlkette geht bei Annahme der Ware auf die Praxis über. Bei jeder Lieferung sollten daher folgende Checks durchgeführt werden:

• Kühlverpackung unversehrt? Impfstoffe nur annehmen, wenn in geeigneter Kühlverpackung transportiert.
• Keine Anzeichen von Temperaturabweichung? Beschädigte Originalverpackungen grundsätzlich ablehnen.
• Richtiger Impfstoff bestellt und geliefert? Abgleich mit Bestellschein.
• Verfallsdaten prüfen: Chargenbezeichnung und Ablaufdatum dokumentieren.
• Sofort einlagern: Impfstoffe unverzüglich in den Kühlschrank.

Eine strukturierte Wareneingangskontrolle mit Checkliste hilft, mögliche Kühlkettenprobleme sofort zu erkennen und Risiken für Wirksamkeit und Patientensicherheit zu vermeiden.

2. Sichere Lagerung im Impfstoffkühlschrank

Zieltemperatur beachten

Der empfohlene Temperaturbereich für die meisten Influenza-Impfstoffe beträgt +2 °C bis +8 °C und wird auch in internationalen Leitlinien übereinstimmend als Zielbereich für die Impfstofflagerung genannt (1). Bei den Einstellungen sollte der mittlere Zielwert von ca. +5 °C angestrebt werden. Studien zeigen jedoch, dass dieser Temperaturbereich im Praxisalltag nicht immer zuverlässig eingehalten wird: In einer prospektiven Untersuchung in deutschen Hausarztpraxen hielten nur 32 % der untersuchten Impfstoffkühlschränke den empfohlenen Temperaturbereich durchgehend ein (5). Eine zuverlässige Temperaturüberwachung sollte zentraler Bestandteil des Impfstoffmanagements sein.

Gefrieren und direkte Lichtexposition sind zu vermeiden: Einfrieren kann Impfstoffe irreversibel schädigen, ohne dass dies äußerlich sichtbar ist, und auch UV-Licht kann Wirkstoffkomponenten abbauen. Impfstoffe sollten deshalb stets in der Originalverpackung und im geschlossenen Kühlschrank gelagert werden.

Welcher Kühlschrank ist geeignet?

Die beste Wahl für die Impfstofflagerung ist ein Spezialkühlschrank (Medikamentenkühlschrank), der speziell für die gleichmäßige Kühlung aller Innenzonen ausgelegt ist und damit die stabilsten Temperaturbedingungen bietet. Sofern kein Spezialgerät verfügbar ist, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch ein Haushaltskühlschrank ohne innenliegendes Eisfach akzeptabel sein – vorausgesetzt, er hält den vorgeschriebenen Zielbereich zuverlässig ein und wird regelmäßig auf seine Temperaturkonstanz überprüft.

Thermometer und Dokumentation

Die lückenlose Dokumentation der Kühlschranktemperatur sollte mindestens einmal täglich erfolgen (1). Für die Messung stehen zwei bewährte Gerätetypen zur Verfügung: Der digitale Datenlogger ist die bevorzugte Lösung, da er die Temperatur automatisch und kontinuierlich aufzeichnet und bei Abweichungen vom Zielbereich einen Alarm auslöst. Als Alternative eignet sich ein Min-Max-Thermometer, das jedoch täglich manuell abgelesen werden muss. Unabhängig vom Gerätetyp sollte die Messgenauigkeit zwischen 0,5°C und 1°C liegen.

Gewöhnliche Temperaturfühler erfassen nur die Lufttemperatur im Kühlschrank, die sich beim Öffnen der Tür oder bei Umgebungsveränderungen deutlich schneller verändert als die Temperatur der Impfstoffflüssigkeit selbst. Thermometer mit einem sogenannten Glykolfühler – einem in Glykolflüssigkeit eingetauchten Sensor – bilden dagegen die tatsächliche Impfstofftemperatur präziser ab, da die Flüssigkeit thermische Schwankungen ähnlich wie ein Impfstoff puffert. Für eine zuverlässige Überwachung empfiehlt sich daher ein Datenlogger oder Min-Max-Thermometer mit Glykolfühler, der zentral und mittig im Kühlschrank platziert wird.

Das Logbuch oder -system kann stets in unmittelbarer Nähe des Kühlschranks aufbewahrt werden, sodass es im Alltag ohne Aufwand zugänglich ist. Der Praxisleitung muss es bei jeder festgestellten Temperaturabweichung sowie einmal monatlich zur routinemäßigen Kontrolle vorgelegt werden.

Korrekte Lagerung im Kühlschrank

Impfstoffe werden stets in ihrer Originalverpackung gelagert und in beschrifteten Behältern sortiert, damit sie im Praxisalltag schnell und sicher auffindbar sind. Bei der Anordnung gilt das Prinzip „First expiring – first out": Chargen mit früherem Verfallsdatum werden vorne platziert, um abgelaufene Impfstoffe zu vermeiden.

Für eine gleichmäßige Temperatur ist die Position im Kühlschrank entscheidend. Die stabilsten Bedingungen herrschen in der Kühlschrankmitte – dort sollten Impfstoffe grundsätzlich gelagert werden, mit einem Mindestabstand von ca. 5 cm zu allen Außenwänden. Türfach und Rückwand sind dagegen ungeeignet: Das Türfach ist den stärksten Temperaturschwankungen beim Öffnen ausgesetzt, während an der Rückwand Gefrierrisiko besteht.

Zwischen den Packungen sollte ausreichend Abstand gelassen werden, damit die Luft zirkulieren und die Kühlung gleichmäßig wirken kann. Der Kühlschrank ist ausschließlich für Medizinprodukte reserviert – Lebensmittel oder andere Gegenstände haben darin keinen Platz. Impfstoffe mit ähnlichen oder leicht verwechselbaren Namen sollten zudem in getrennten Fächern gelagert werden, um Verwechslungen im Praxisalltag von vornherein auszuschließen.

Temperaturabweichung: Notfallplan konsequent umsetzen

Sobald eine Temperaturabweichung festgestellt wird, sind die betroffenen Impfstoffe sofort zu kennzeichnen und separat zu lagern. Eine eigenständige Freigabe der Impfstoffe ist nicht zulässig – stattdessen muss umgehend der Hersteller oder die zuständige Behörde kontaktiert werden. Für das Gespräch mit der Hersteller-Hotline sollten Temperaturlogbuch bzw. Datenlogger-Aufzeichnungen und die Inventarliste griffbereit sein, da diese Angaben für die Beurteilung der Impfstoffqualität benötigt werden.

Wichtig: Je nach Kühlschranktyp kann die Temperaturgrenze von +8 °C bereits nach 45 bis 95 Minuten überschritten sein – schnelles Handeln ist daher entscheidend.

3. Impflogistik als Teamaufgabe: Rollen und Verantwortlichkeiten

Mindestens zwei Verantwortliche benennen

Neben der technischen Sicherstellung der Kühlkette ist eine klare organisatorische Struktur im Team entscheidend für ein sicheres Impfstoffmanagement. In einem systematischen Review internationaler Leitlinien zum Impfstoffmanagement empfehlen sieben von neun analysierten Empfehlungen, pro impfender Einrichtung mindestens zwei geschulte Verantwortliche für das Impfstoffmanagement zu benennen (1). Für die Praxis bedeutet das: Die Verantwortung für die Impfstofflogistik darf nicht an einer einzigen Person hängen – Urlaub oder Krankheit dürfen keine Lücken in der Überwachung reißen.

Die Praxisleitung trägt die Gesamtverantwortung; die operative Umsetzung kann an geschultes MFA-Personal delegiert werden. Die Schulungsmaßnahmen der benannten Personen sind zu dokumentieren.

Aufgabenverteilung in der Praxis

Zuständigkeiten lassen sich am einfachsten in einem kurzen Praxisgespräch festlegen – idealerweise beim nächsten Teambriefing oder im Rahmen der jährlichen SOP-Aktualisierung. Wichtig ist, dass die Vereinbarungen nicht nur mündlich getroffen, sondern schriftlich dokumentiert werden, zum Beispiel in der Praxis-SOP oder direkt in der Personalakte der benannten Personen. Nur so kann im Alltag – und bei Personalwechsel – verlässlich nachvollzogen werden, wer für was verantwortlich ist.

Als Orientierung kann folgende Aufgabenverteilung des Impfmanagements dienen, die je nach Praxisstruktur angepasst werden sollte:

Aufgabe	Intervall	Verantwortlich	Stellvertretung
Bestellung und Wareneingang prüfen	Bei Lieferung	Impfstoff­koordination (MFA)	Stellvertretung (MFA)
Temperatur­monitoring / Datenlogger ablesen	Täglich	Impfstoff­koordination (MFA)	Stellvertretung (MFA)
Verfalls­daten kontrollieren	Monatlich	Stellvertretung (MFA)	Impfstoff­koordination (MFA)
Kühlschrank-Ausfall-Notfallplan ausführen	Bei Bedarf	Beide / Praxisleitung	–
Schulung neuer Mit­arbeitender	Bei Einstellung	Impfstoff­koordination (MFA)	Praxisleitung
SOPs aktualisieren	Jährlich	Praxisleitung + Impfstoff­koordination (MFA)	–
Impf­dokumentation / Abrechnung	Laufend	Stellvertretung (MFA)	Impfstoff­koordination (MFA)

Wichtig ist, dass jede Aufgabe eindeutig einer Person zugeordnet ist und die Stellvertretung namentlich benannt ist. Empfehlenswert ist eine jährliche Überprüfung der Zuständigkeiten, zum Beispiel gekoppelt an die SOP-Aktualisierung oder den Beginn der Impfsaison.

Schulung und Qualifikation

Auch regelmäßige Schulungen des Personals werden in mehreren internationalen Leitlinien als zentraler Bestandteil eines sicheren Impfstoffmanagements hervorgehoben (1).

Praxis-Tipp: Das kostenfreie eLearning-Programm KeepCoool (keepcool.ukbonn.de) ist von der Ärztekammer Nordrhein zertifiziert (1 CME-Punkt) und speziell für Ärztinnen und Ärzte sowie MFA zur Verbesserung des Impfstoffmanagements entwickelt worden.

Saisonabschluss

Am Ende der Impfsaison sollten Restbestände dokumentiert und der Gesamtverbrauch analysiert werden – die Ergebnisse fließen direkt in die Planung der nächsten Saison ein. Zudem ist der Kühlschrank gründlich zu reinigen und die Temperaturprotokolle sind mindestens für drei Jahre zu archivieren (1).

4. Patienten aktiv ansprechen: Impfquote steigern

Sind die internen Abläufe klar definiert, rückt der nächste entscheidende Schritt in den Fokus: die aktive Ansprache der Patientinnen und Patienten. Die Impfquoten bei der Grippeschutzimpfung sind seit Jahren zu niedrig – besonders in den Risikogruppen, die am stärksten von einer Impfung profitieren würden (6, 7). Für chronisch Kranke kann eine Influenza-Infektion schwerwiegende Folgen haben – mehr dazu im Beitrag „Chronisch krank? Grippeimpfung kann Leben retten“.

Recall-Systeme gezielt einsetzen

Ein praxisinternes Recall-System ermöglicht es, Patientinnen und Patienten aus definierten Risikogruppen frühzeitig zu identifizieren und gezielt anzusprechen – etwa per Telefon, SMS oder Praxis-App. Besonders effektiv ist die Kombination aus:

• automatisierter Identifikation (z. B. über Diagnosen oder Alter)
• persönlicher Ansprache im Arztkontakt

Praxis-Tipp – Datenschutz beim Recall: Die aktive Patientenansprache per Telefon, SMS oder Praxis-App setzt eine datenschutzrechtliche Grundlage voraus. Für die meisten Recall-Systeme in der Arztpraxis ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Behandlungsvertrag / medizinische Versorgung) in Verbindung mit §§ 630a ff. BGB einschlägig – vorausgesetzt, der Recall dient unmittelbar der medizinischen Betreuung der Patientin oder des Patienten. Eine explizite Einwilligung ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich, aber eine transparente Information in der Patientendatenschutzerklärung der Praxis ist empfehlenswert. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rückfrage beim Datenschutzbeauftragten der zuständigen Ärztekammer.

Impfungen in bestehende Kontakte integrieren

Impfungen sollten konsequent bei jedem Praxisbesuch mitgedacht werden. Auch fachärztliche Kontakte bieten hier Potenzial: Chronisch erkrankte Patientinnen und Patienten haben häufig regelmäßige Termine in spezialisierten Praxen, die aktiv in die Impfstrategie eingebunden werden können. Eine enge Abstimmung zwischen Haus- und Fachärzten kann helfen, Impflücken systematisch zu schließen – mehr dazu im Beitrag „Wie Haus- und Fachärzte gemeinsam Impflücken schließen“.

Termine bündeln und niedrigschwellig anbieten

Impftermine lassen sich effizient organisieren, indem mehrere Impfungen in einem Termin kombiniert werden – beispielsweise Influenza- und COVID-19-Impfung an unterschiedlichen Gliedmaßen. Ergänzend können feste Impfsprechstunden oder offene Impfzeiten die Inanspruchnahme weiter erhöhen.

Kommunikation bei Lieferengpässen

Bei Lieferengpässen sollte proaktiv kommuniziert werden: Betroffene Patientinnen und Patienten sollten frühzeitig informiert und alternative Termine oder Impfstoffe angeboten werden, um Impfabbrüche zu vermeiden.

5. Vergütung und Abrechnung

Für gesetzlich krankenversicherte Patientinnen und Patienten besteht gemäß der Schutzimpfungs-Richtlinie (SI-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) ein Anspruch auf Influenzaimpfung für die dort definierten Risikogruppen (8). Die Vergütung erfolgt im Rahmen der vertragsärztlichen Versorgung und wird – wie in der Praxisinformation der Kassenärztlichen Bundesvereinigung beschrieben – ohne Mengenbegrenzung zu festen Preisen geregelt (9). Die Abrechnung der Impfleistung gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung erfolgt auf Basis der jeweils geltenden regionalen Impfvereinbarung; der verwendete Impfstoff wird über die jeweilige Pharmazentralnummer (PZN) dokumentiert. Da regional unterschiedliche Vereinbarungen zwischen KVen und Krankenkassen bestehen können, sollten Ärztinnen und Ärzte die für sie zuständige KV konsultieren – sowohl zu den konkret zu verwendenden Abrechnungsziffern als auch dazu, ob eine Kostenübernahme für weitere Patientengruppen (z. B. Satzungsleistungen) vorgesehen ist.

Bei privat krankenversicherten Patientinnen und Patienten erfolgt die Abrechnung der Impfleistungen nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), in der entsprechende Leistungen unter den Ziffern 375 ff. abgebildet sind, während die Kosten für den Impfstoff selbst als Auslage nach § 10 GOÄ berechnet werden können, sofern er durch die Praxis beschafft wurde (10).

6. Impfmanagement auf einen Blick

Die einzelnen Schritte des Impfmanagements – von der Bestellung über die Lagerung bis zur Organisation im Team – greifen eng ineinander. Für den Praxisalltag lohnt es sich, die wichtigsten Punkte kompakt zusammenzufassen und in Form von internen Checklisten, SOPs oder Ablaufplänen zu dokumentieren.

Thema	Wichtigste Punkte
Kühlkette	+2 °C bis +8 °C, Zielwert +5 °C; täglich dokumentieren; mind. Min-Max-Thermometer oder Datenlogger einsetzen
Vorbestellung	Bedarfsgerecht planen; Hochdosis-Impfstoff für Patienten ≥ 60 Jahre und Standardimpfstoffe für chronisch Kranke, Schwangere, Kontaktpersonen < 60 einplanen
Lagerung	In Originalverpackung lagern; kein Türfach, keine Rückwand, keine Lebensmittel; Luftzirkulation gewährleisten
Ablaufdaten	Monatliche Kontrolle; Prinzip „First expiring – first out" anwenden
Personal	Zwei benannte Verantwortliche inkl. Stellvertretung; jährliche Schulung; Zuständigkeiten in schriftlichen SOPs festhalten
Notfall	Alternative Lagereinheit vorab absprechen; Notfallplan schriftlich festlegen und gut sichtbar am Kühlschrank aushängen
Abrechnung	Abrechnung auf Basis der regionalen Impfvereinbarung; zuständige KV zu Abrechnungsziffern und Satzungsleistungen befragen
Patientenansprache	Risikogruppen aktiv per Recall ansprechen; Impftermine wenn möglich bündeln

Typische Fehler und Lösungen

Trotz klarer Empfehlungen zeigen Erfahrungen aus der Praxis, dass es im Impfmanagement immer wieder zu vermeidbaren Fehlern kommt – insbesondere bei Lagerung, Temperaturüberwachung und Organisation. Die folgende Übersicht zeigt typische Problemstellen und konkrete Lösungsansätze.

Bereich	Fehler	Lösung
Lagerung	Impfstoffe in der Kühlschranktür gelagert	Klare Lagerzonen definieren; Tür-Lagerung unterbinden
Lagerung	Lebensmittel im Impfstoffkühlschrank	Ausschließlich Medizin­produkte im Impfkühlschrank lagern
Temperatur­kontrolle	Kein Thermometer oder ungeeignetes Gerät	Min-Max-Thermometer oder Datenlogger (0,5–1 °C Genauigkeit) einsetzen
Temperatur­kontrolle	Temperaturen nicht täglich dokumentiert	Feste Morgen­routine einführen; Datenlogger auto­matisiert ablesen
Geräteauswahl	Haushalts­kühl­schrank mit Gefrierfach	Impfstoffe nicht direkt an die Wand stellen; ggf. Spezial­kühlschrank beschaffen
Bestands­management	Verfallsdaten nur „bei Bedarf" geprüft	Monatlichen Kontroll­termin im Praxis­kalender verankern
Organisation	Keine Stellvertretung benannt	Zwei Verant­wortliche schriftlich festlegen und schulen
Organisation	Kein Notfallplan bei Kühlschrankausfall	Alternative Lagereinheit (z. B. Nachbar­praxis, Apotheke) vorab absprechen und SOP festlegen

Ein strukturiertes Impfmanagement ist kein Zusatzaufwand, sondern eine zentrale Voraussetzung für eine sichere und effiziente Versorgung in der Grippesaison. Praxen, die ihre Abläufe frühzeitig planen, klare Verantwortlichkeiten definieren und standardisierte Prozesse etablieren, können nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch ihre Impfquote gezielt steigern. Damit wird Impfmanagement zum entscheidenden Baustein einer qualitativ hochwertigen Patientenversorgung.