Vorsicht vor der elektronischen Steuerprüfung

NEU-ISENBURG. Betriebsprüfungen sind immer eine Stresssituation. Doch diese könnte sich gerade für Praxen künftig zusätzlich verschärfen. Denn die Finanzbehörden setzten verstärkt auf moderne Technik und forcierten elektronische Betriebsprüfungen, berichtet der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller. (BVBC).

Weil viele - vor allem kleine Betriebe - darauf nicht vorbereitet seien, könnten sie erhebliche Nachteile in der steuerlichen Beurteilung ihrer Geschäftsvorgänge riskieren. Mit der Folge, dass auch hohe Steuernachzahlungen drohen könnten.

Der Grund: Eine elektronische Steuerprüfung stattet die Finanzbehörden laut BVBC mit neuen Möglichkeiten aus. Betriebsprüfer dürften die Daten an einem firmeneigenen PC nicht nur durchforsten, sondern bei Bedarf eben auch Unterlagen auf einem Datenträger mitnehmen.

Dabei setzen die Prüfer Analyseprogramme ein, über die sie Dokumente nicht mehr nur stichprobenartig, sondern umfassend prüfen und sogar statistisch auswerten können. Dadurch würden unerwünschte Einblicke in Betriebsinterna oder Nachfragen zu Vorgängen, die eigentlich nicht prüfungsrelevant seien, drohen, so der BVBC.

Patientendaten vor externem Zugriff schützen

Das Problem bei der digitalen Geschäftskorrespondenz sei häufig, dass sie in einigen Fällen zu einem zu lockeren Umgangston verleite, mahnt der Verband. Insbesondere bei E-Mails dürfte das häufiger der Fall sein.

"Betriebsprüfer dürfen alle Daten verwerten, die ihnen zugänglich sind", sagt Axel Uhrmacher, Vizepräsident des BVBC. "Steuerpflichtige müssen selbst dafür Sorge tragen, dass der Zugriff auf steuerlich relevante Daten beschränkt bleibt."

Schützen können sich Praxen über ein mehrstufiges Vorgehen: Zum einen sollte es klare Regeln für die digitale Dokumentenablage und Kommunikation mit Geschäftspartnern geben, die auch konsequent von allen einzuhalten sind. Am besten legen sich die Praxen dafür verschiedene Laufwerkordner oder noch besser getrennte Laufwerke an, mit eindeutiger Bezeichnung.

"Nicht prüfungsrelevante Dokumente wie Personalunterlagen oder Auftragsbücher sollten durch spezielle Zugriffsrechte geschützt werden", so Uhrmacher. Und innerhalb der Geschäftskorrespondenz sollte auf vertrauliche und informelle Kommentare und Inhalte verzichtet werden.

Gerade in Praxen gilt es zudem, die Patientendaten vor externem Zugriff - auch dem der Steuerprüfer - zu schützen. Auch hier hilft es, wenn geschäfts- bzw. steuerrelevante Daten getrennt archiviert werden.

Dabei kann es sinnvoll sein, mit dem Steuerberater einen Plan aufzustellen, welche Daten im Bereich Geschäftskommunikation überhaupt etwas zu suchen haben. (reh)