Neue Spielregeln für elektronische Buchführung

BERLIN. Da sowohl Freiberufler als auch Betriebe immer öfter auf eine rein elektronische Buchführung zurückgreifen, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jetzt Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung steuerlicher Aufzeichnungen in elektronischer Form aufgesetzt. Für Arztpraxen sind dabei vor allem die Anforderungen, die das BMF an die zugehörigen Datenverarbeitungssysteme stellt, interessant.

Im Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder (GZ: IV A 4 - S 0316/13/10003) heißt es, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Aufzeichnungsverfahren für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein müssen. Dazu wird auch in der elektronischen Buchführung ein genaues Belegverfahren gefordert.

Zwar sind Einzelbelege nicht zusätzlich in Papierform aufzubewahren, aber sie müssen eben elektronisch abgespeichert werden und dabei folgende Kriterien erfüllen: eindeutige Belegnummer, Belegdatum, Belegaussteller und -empfänger sowie Betrag bzw. Mengen-/Dienstleistungsangaben werden ersichtlich, zudem muss eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorgangs vorliegen. Diese Daten sind insbesondere für Steuerprüfungen erforderlich.

Außerdem muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass alle Daten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg - laut Paragraf 147 Abgabenordnung gilt eine Zehnjahresfrist - in unveränderter Form einsehbar sind. Würden die Daten nicht ausreichend geschützt und könnten deshalb nicht vollständig beim Finanzamt vorgelegt werden, so gelte die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsmäßig, so das BMF.

Dabei muss das EDV-Programm sicherstellen, dass Belege und Informationen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können und jede Änderung kenntlich machen.Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften hat der Steuerpflichtige laut BMF entsprechende Kontrollen einzurichten und auch zu protokollieren.

Hierfür reicht allerdings das Anlegen bestimmter Zugriffsberechtigungen aus - etwa für den Praxisinhaber, die mit den Buchungen beauftragten Mitarbeiter und den Steuerberater. Diese sollten dann von der EDV protokolliert werden, sodass der Praxisinhaber im Fall der Fälle ein Zugriffsprotokoll vorlegen kann.

Wichtig ist auch: Wenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten oder Dokumente in elektronischer Form in der Praxis eingegangen sind, müssen diese auch elektronisch aufbewahrt werden. Das gilt etwa für E-Mails. Das BMF schreibt ganz klar, dass diese Dokumente dann nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden dürfen. (reh)