Steuerfalle Weihnachtsfeier

Neu-Isenburg. In Arztpraxen mit überwiegend christlich geprägtem Mitarbeiterteam steht sie jetzt bald wieder an – die Weihnachtsfeier. Je nach Spendierlaune kann das Praxisfest als gemütliches Zusammensein bei Stollen, Weihnachtsgebäck, Kaffee, Tee und Glühwein oder in Form eines Konzert-, Theater- oder Varieté- Besuchs vonstattengehen.

Problematisch dabei ist unter Umständen nur, dass die Kosten für eine solche Feier beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu behandeln sind, so weit diese den Freibetrag von 110 Euro je Mitarbeiter übersteigen. Entfallen auf den einzelnen beispielsweise 150 Euro, sind 40 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Da dies natürlich beim Mitarbeiter einen bitteren Nachgeschmack erzeugt, können Praxischefs in diesen Fällen in der Regel die Lohnsteuer mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer pauschalieren und die Steuerzahlung übernehmen. Der Vorteil dabei: Der Steuersatz dürfte meist günstiger sein, als die reguläre Lohnsteuer und auch Sozialversicherungsbeiträge fallen in diesem Fall nicht an.

Nur zwei Freibeträge pro Jahr

Der Freibetrag von 110 Euro steht jedem Mitarbeiter jeweils für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr zu. Wurde der Freibetrag bei der ersten Veranstaltung nicht in voller Höhe ausgenutzt, kann er allerdings nicht auf die zweite Feier übertragen werden. Das dritte Fest ist in jedem Fall voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, sofern der Arbeitgeber dies nicht pauschal versteuert.

Einzubeziehen sind dabei grundsätzlich alle Kosten, die für die Veranstaltung anfallen, wie Reisekosten, Übernachtungskosten, Raummiete, Entertainment, Verpflegung, Getränke, Geschenke und anderes. Die Kosten sind im Übrigen immer brutto anzusetzen. Ob der Praxischef aus den anfallenden Kosten (teilweise) Vorsteuer geltend machen kann, spielt dabei keine Rolle.

Das Beispiel eines Praxischefs, der Anfang Dezember eine eintägige Weihnachtsfeier mit Besuch des Dresdner Weihnachtsmarkts abhält, zeigt, wie der Freibetrag berechnet wird. Für die fünf Angestellten sind insgesamt Kosten in Höhe von 540 Euro entstanden. Davon entfallen 200 Euro auf die Zugfahrt und 340 Euro auf Speisen sowie Getränke. Da sämtliche Aufwendungen in die Berechnung einzubeziehen sind – auch soweit sie den äußeren Rahmen betreffen – entfallen hier auf den einzelnen Arbeitnehmer 108 Euro. Die gesamte Betriebsveranstaltung ist damit lohnsteuerfrei.

Für den Praxischef bedeutet das mitunter eine Rechnung mit spitzem Bleistift, damit die Gesamtkosten geteilt durch die Mitarbeiterzahl im Rahmen bleiben. Doch was, wenn dann doch einige Mitarbeiter plötzlich ihre Teilnahme an der Weihnachtsfeier absagen? Werden dann diese anteiligen geplanten Kosten auf die anderen umgelegt mit der Folge, dass der Unternehmer nachversteuern muss?

Nein, entschied hierzu das Finanzgericht Köln (Az.: 3 K 870/17) und stellt sich damit ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung der Finanzverwaltung. Endgültige Klärung muss nun der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren (Az.: VI R 31/18) schaffen.

Kompliziert wird es bei Angehörigen

Einige Arbeitgeber laden auch gern die Angehörigen der Mitarbeiter ein. Der Vorteil ist nicht von der Hand zu weisen, denn ein in das Arbeitsumfeld des Mitarbeiters integrierter Partner hat mit Sicherheit mehr Verständnis, wenn Überstunden anfallen oder auch mal Samstagsarbeit ansteht.

Doch diese auf den Partner entfallenden Kosten sind dem jeweiligen Arbeitnehmer als eigener geldwerter Vorteil zuzurechnen. Wer also ein ganzes Familienfest mit Kind und Kegel veranstalten will, sollte genau kalkulieren, ob hierfür genügend Mitarbeiter beschäftigt sind und er somit innerhalb der Freibetragsgrenzen bleibt.

Marc Müller ist Vorstandsmitglied des bundesweiten, auf Heilberufler spezialisierten Beraternetzwerks ETL