Unordnung kostet Zeit, Geld und Patienten
Unordnung ist in der Praxis aller Unheil Anfang. Optimierte Ablagesysteme schaffen mehr Freiraum für das Personal und vor allem Vertrauen bei Patienten.
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Ordnung ist auch in der Praxis das halbe Leben. Wer mit einem Griff relevante Unterlagen zur Hand hat, vermittelt Patienten Professionalität.
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Zu den guten Vorsätzen, die in vielen Praxen regelmäßig zum Jahreswechsel gefasst und dann genau so regelmäßig schon in den ersten Wochen im neuen Jahr wieder vergessen werden, gehört der Wunsch, Ordnung in die Praxisunterlagen zu bringen und das Chaos auf den Schreibtischen zu beseitigen.
Auf die Frage, warum es nicht gelingt, den guten Vorsatz in die Tat umzusetzen, kommt immer wieder die gleiche Antwort: keine Zeit! Damit offenbart sich jedoch ein Teufelskreis, denn ein schlecht strukturiertes und nachlässig geführtes Ablagesystem und Papierchaos auf den Schreibtischen gehören zu den größten Zeitfressern im Praxisalltag. In Extremfällen werden bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit regelrecht verschwendet, weil auf benötigte Unterlagen nicht sofort zugegriffen werden kann, sondern erst danach gesucht werden muss. Dabei wird dann oft noch das gesamte Praxisteam in die Suche eingespannt.
So etwas kostet nicht nur Zeit, sondern bleibt oft den Patienten auch nicht verborgen und hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck. Auf Dauer erwachsen der Praxis dadurch erhebliche finanzielle Verluste.
Auch das Arbeitsklima kann sich dauerhaft verbessern
Natürlich kostet es zunächst einmal Zeit, aus einem schlecht geführten ein gut geführtes Praxisablagesystem zu machen. Doch die Zeit, die hier investiert wird, ist nicht verschwendet, sondern zahlt sich mehrfach aus: Unmut und Stress, die sich sonst sehr schnell verbreiten, wenn wichtige Unterlagen nicht gefunden werden, entfallen.
Das Arbeitsklima entspannt sich. Zeit, die sonst für die Suche verschwendet wird, kann nun produktiv genutzt werden - beispielsweise für Patienten, Personalgespräche oder Praxisplanung. Der Jahresbeginn ist sehr gut geeignet, entsprechende Maßnahmen einzuführen und die Organisationsstruktur in Teilen der Praxis zu verbessern.
Nachfolgend werden die häufigsten Probleme und Ursachen genannt, die zu Chaos in den Praxisunterlagen führen, sowie praktikable Strategien, um das Chaos zu beseitigen und die einmal gefundene Ordnung auch beizubehalten. Neben der Zeit- und damit letztlich der Geldersparnis im Praxisalltag, zahlt sich ein gut geführtes Ablagesystem aber noch bei anderen Gelegenheiten aus - und zwar in barer Münze:
- Werden beispielsweise Teile der Praxisausstattung bei einem Einbruch oder Wasserschaden in Mitleidenschaft gezogen, kann die Versicherung den Schaden zügig regulieren, wenn der Praxisinhaber sofort die entsprechenden Unterlagen zur Hand hat. Der Arzt muss für die Reparatur oder Neuanschaffung also nicht (oder nicht lange) in finanzielle Vorleistung gehen, weil benötigte Gutachten über den Wertverlust schneller und sehr korrekt erstellt werden können.
- Eine deutliche Ersparnis ergibt sich auch, wenn anlässlich eines Praxisverkaufs oder einer Ehescheidung ein Wertgutachten erstellt werden soll. Der Gutachter braucht weniger Zeit und sein Honorar fällt entsprechend niedriger aus, wenn er sofort Einblick in alle relevanten Unterlagen nehmen kann und sie sich nicht erst mühsam mit Hilfe des Praxisinhabers oder einer Mitarbeiterin zusammenstellen muss.
Günther Frielingsdorf ist öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für die Bewertung von Arzt- und Zahnarztpraxen.
| Mit einer stringenten Logik lässt sich jedes Ablageproblem in den Griff bekommen | ||
| Wichtig bei der Strukturierung ist, dass das gesamte Praxisteam die vereinbarte Ablagesystematik kennt | ||
| Problem | Mögliche Ursachen | Lösungswege |
| Unterlagen werden falsch oder gar nicht abgelegt Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, wachsen die Papierberge sofort rasant an Unterlagen aus seinem Arbeitsbereich werden nicht gefunden |
Die Systematik ist nicht verständlich Das Ablagesystem ist nicht für alle Mitarbeiter transparent Jedes Praxismitglied hat, wenn überhaupt, ein eigenes Ablagesystem |
Systematik unter folgenden Gesichtspunkten überarbeiten: Welche Vorgänge gehören inhaltlich zusammen, wer muss auf welche Unterlagen am häufigsten zugreifen, wo werden welche Unterlagen im laufenden Praxisbetrieb benötigt Ablageplan erstellen: Ein Ablageplan verzeichnet sämtliche Aktenordner (einschl. der elektronischen Ordner), Hängemappen, Karteikästen, Stehsammler etc., die in der Praxis existieren, was darin abgelegt wird, wo sie sich befinden und wer dafür zuständig ist |
| Mangelnde Disziplin | Keine klaren Zielvorgaben, niemand fühlt sich verantwortlich | Klare Vorgaben schaffen Beispiele: Die Eingangskörbe auf den Schreibtischen müssen jeden Abend leer sein. Zuständigkeiten müssen klar geregelt werden, sodass jeder weiß, wer für welche Ablage verantwortlich ist |
| Zeitverluste Es dauert zu lange, bis Vorgänge weiterbearbeitet und/oder abgelegt werden |
Man muss sich jedes Mal erst wieder einlesen und überlegen, was zu tun ist | Vermerke sichern Zuständigkeiten Wer einen Vorgang bearbeitet, vermerkt darauf, wo er abzulegen ist und wie ggf. weiter zu verfahren ist, wenn die Unterlagen noch an jemand anderen weiter geleitet werden |
| Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten | Vorgänge sind nicht datumsmäßig erfasst, sodass eine Entsorgung nur schwer möglich ist | Jahrgänge kennzeichnen Wer die Ablage dort, wo es möglich ist (z.B. Karteikarten), geordnet ins Archiv bringt, kann jährlich solche Belege und Unterlagen aussortieren, die nicht mehr den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen |
| Rechnungen werden nicht mehr aufgefunden, z.B. für Versicherungsfälle oder zur Bewertung | Rechnungen über Anschaffungen (Investitionsgüter, Geringwertige Wirtschaftsgüter) werden in den Bankunterlagen belassen, weil die Gewinnermittlungen nach § 4,3 EStG (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellt werden |
Beste Lösung
Damit verschaffen Sie sich einen Überblick über alle in der Praxis befindlichen oder ausgemusterten Gegenstände. Der Steuerberater kann so die AfA-Liste komplettieren, ein Sachverständiger hat die Unterlagen für die Bewertung "griffbereit" |
| Quelle: Günther Frielingsdorf, Tabelle: ÄRZTE ZEITUNG | ||
| Die Ablageorganisation ist unabhängig von der Größe der betreffenden Praxis. | ||
