Vorsicht bei privaten Mails auf dem Praxiscomputer

MÜNSTER. Ärzte sollten vorsichtig sein, wenn sie von ihrem Praxiscomputer aus private Mails versenden. Es kann ihnen passieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt auch private Inhalte offenlegen müssen, wenn die Prüfer das für notwendig halten.

Darauf hat die auf Heilberufe spezialisierte Steuerberaterin und Buchprüferin Karin Henze bei einer Informationsveranstaltung für Vertragsärzte der Kanzlei am Ärztehaus und der Deutschen Apotheker- und Ärztebank in Münster aufmerksam gemacht.

Hintergrund für die vergrößerte Handhabe der Prüfer sind die neuen "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", die zum 1. Januar 2015 in Kraft getreten sind.

"Das Finanzamt wird mit Rechten ausgestattet, die weit über das hinausgehen, was wir bisher kannten", sagte Henze.

Nach ihren Angaben bilden die Finanzämter zurzeit EDV-Spezialisten aus, die künftig die Betriebsprüfer begleiten werden. Sie machen unter Umständen auch vor der auf dem Computer gespeicherten Privat-Korrespondenz nicht halt.

"Sie müssen künftig alles offenlegen, von dem das Finanzamt glaubt, dass es relevant ist für die Beurteilung steuerlicher Sachverhalte", warnte sie die Ärzte. Das können zum Beispiel Fortbildungsreisen mit einem vermuteten privaten Hintergrund sein.

Je lückenloser dokumentiert, desto besser

Grundsätzlich sprechen gegen eine rein berufliche Veranlassung einer Fortbildungsreise nach Henzes Angaben die Mitnahme von Ehegatten, Lebensgefährten oder anderen Familienangehörigen, die nicht in der Praxis beschäftigt sind und nicht in einer besonderen Funktion am Kongress teilnehmen.

Um die rein berufliche Veranlassung einer Reise belegen zu können, ist für den Arzt eine möglichst umfangreiche Dokumentation des Kongressbesuches hilfreich. "Fertigen Sie während der gesamten Reise Aufzeichnungen an", empfahl die Steuerberaterin.

Das umfasse die gehörten Referate, besuchte Seminare und berufsspezifische Ausstellungen. Auch möglichst lückenlose Teilnehmertestate sowie die Namen und Adresse von Teilnehmern könnten sich als nützlich erweisen.

"Je lückenloser Sie das dokumentieren, desto größer ist die Chance, es steuerlich geltend machen zu können."

Angesichts der neuen Buchführungsregeln sollten die Praxisinhaber auch daran denken, dass die elektronische Buchführung 30 Tage nach Ende des Monats abgeschlossen sein muss, sagte Henze.

"Es muss in der EDV so verarbeitet werden, dass keine Änderungen mehr möglich sind." Das bislang mögliche Nachreichen von Belegen sei jetzt ausgeschlossen. (iss)