So sichern Praxischefs ihre Daten richtig

Auch das beste IT-System kann versagen. Problematisch wird es, wenn dabei Praxisdaten verloren gehen. Wie Ärzte sich ohne Mehraufwand gegen den Datenverlust absichern können, zeigt ein Beispiel aus der "Praxis".

Von Thomas Jungbluth Veröffentlicht:
Das tägliche oder wenigstens wöchentliche Back-up der Praxisdaten - das wird im Praxisalltag leider allzu oft vergessen.

Das tägliche oder wenigstens wöchentliche Back-up der Praxisdaten - das wird im Praxisalltag leider allzu oft vergessen.

© Danel/fotolia.com

Systemfehler: Kein Zugriff mehr auf die Daten. Das wäre für die meisten Arztpraxen in der heutigen Zeit der GAU.

Denn fast alle Patientendaten werden mittlerweile nur noch elektronisch erfasst - das heißt, sie befinden sich nur noch auf dem PC oder Praxis-Server.

Die Sicherung aller Praxisdaten gegen einen Verlust bei einem möglichen Ausfall der Computeranlage oder einem Festplattenabsturz wird somit immer wichtiger.

Aber: Ein einfaches Back-up der Daten am Ende des Tages reicht heute vielfach nicht mehr aus.

Die Orthopädiepraxis von Dr. Michael Thomas Wittke und Mathias Cuntze aus Peine verwendet daher ein ausgeklügeltes System, das gleich mehrere Massenspeicher umfasst.

Und mit Hilfe eines speziellen Report-Services sind die beiden Ärzte jederzeit über den Zustand ihres Datenbestandes "auf dem Laufenden". Wie sich das technisch umsetzen lässt?

Fällt eine Festplatte aus, springt die nächste ein

Zunächst ist die Praxisstruktur entscheidend: Zu den Spezialgebieten der beiden Fachärzte für Orthopädie und Unfallchirurgie gehören sehr unterschiedliche Behandlungsmethoden und Therapien wie etwa konservative Therapie, Akupunktur, Stoßwellentherapie oder auch Triggerpunkt-Osteopraktik.

In der Praxis befindet sich eine umfangreiche Computeranlage aus zehn miteinander vernetzten PC, die unter dem Betriebssystem Windows und der Praxissoftware Medistar "laufen".

Die Datenspeicherung laufe über einen Netzwerkspeicher (NAS) von Buffalo Technologies, wie Marc Kuhnert, der die Computeranlage installiert hat und auch ständig betreut, erklärt.

Was so einfach klingt, ist in der Tat ein komplexes System. Denn um die während des täglichen Praxisbetriebs erfassten und anfallenden Daten möglichst effektiv sichern zu können, werden gleich mehrere verschiedene Speichergeräte eingesetzt.

Die zentrale Sicherung erfolgt auf einem großen Netzwerkspeicher, einer Buffalo TeraStation Quad mit zwei Terabyte Speicherkapazität. Die darin enthaltenen Daten auf den Festplatten sind über ein sogenanntes RAID-5-System (vgl. Kasten) doppelt abgesichert.

Das bedeutet: Wenn ein Laufwerk durch einen Defekt ausfallen sollte, sind die Daten auch ohne zusätzliche Sicherung nicht verloren, da sie auf zwei verschiedenen Einzelfestplatten in der TeraStation gespeichert werden.

Aufbewahrung außer Haus

Trotzdem erfolgt automatisch über die "Robocopy"-Funktion eine Absicherung der Daten und das sowohl täglich als auch ein weiteres Mal wöchentlich.

Darauf allein verlässt sich Kuhnert jedoch nicht: ein Skript, also ein automatisch ablaufendes Programm, sorgt dafür, dass die Arztsoftware täglich auf eine externe USB-Festplatte gesichert wird - diese USB-Platte ist eine Buffalo MiniStation 3,5 Zoll mit 350 Gigabyte (GB) Kapazität.

Diese wird jeweils morgens gegen eine neue USB-Festplatte ausgetauscht. Ein solches Laufwerk mit aktuellem Datenbestand ist zudem immer außer Haus aufbewahrt.

Selbst im schlimmsten aller Fälle - etwa wenn ein Brand die Praxisräume vernichten sollte - sind die Patientendaten damit auf der sicheren Seite.

Trotz des ausgefeilten Datensicherungssystems hielten sich die Kosten in Grenzen. Für die Datensicherungsfunktionen werden nämlich die Bordmittel - also die Kapazitäten der TeraStation - verwendet, die die Praxis ja ohnehin für ihr Rechnernetzwerk nutzt.

RAID

RAID steht für "Redundant Array of Independent Disks". Übersetzt bedeutet dies: redundante Anordnung unabhängiger Festplatten. Das meint nichts anderes, als dass innerhalb größerer Speichermodule gleich mehrere unabhängige Festplatten angeordnet werden. Fällt eine Festplatte aus, kann somit automatisch eine andere einspringen. Dabei werden die Daten der Hauptfestplatte meist direkt auf die anderen Platten gespiegelt. Die Nummer hinter der Bezeichnung RAID - etwa RAID 5 - gibt an, wie die einzelnen Festplatten im Speichermodul zusammenwirken, also welche Festplatte wann einspringt und wie gespiegelt wird. Daraus ergibt sich aber noch nicht, wie viele Festplatten in dem Speichermodul stecken. (reh/tj)

Zusätzliche Software musste nicht angeschafft werden. Die Installation der Geräte war innerhalb von rund 14 Tagen abgeschlossen, so Kuhnert.

Back-up-Protokoll warnt vor Datenfehlern

Doch damit ist die Betreuung nicht am Ende: Die Ärzte haben einen Logfile-Sichtungsvertrag abgeschlossen. Kuhnert schaut sich regelmäßig - einmal pro Woche - die Protokolldateien an, die durch das Betriebssystem während der Datensicherung erstellt wurden.

Er als Fachmann entschlüsselt der Praxis die teilweise kryptischen Meldungen und berichtet darüber ausführlich an die Praxis-Managerin Roswitha Faßbender.

So kann das Praxisteam schnell Probleme erkennen, identifizieren und beseitigen. "Praktisch ist für uns, dass die Datensicherung vollautomatisch läuft und wir von Herrn Kuhnert wöchentlich über eine Logfile-Sichtung informiert werden", sagt Praxis-Managerin Faßbender.

"Herr Kuhnert schreibt uns per Mail ein ausführliches Protokoll über die Logfiles. Das ist sehr übersichtlich und bei Problemen gut einsehbar. Besonderheiten markiert er."

Um die tägliche Sicherung auf der zusätzlichen Festplatte kümmern sich die Praxis-Managerin und eine Kollegin hingegen selbst. Aber auch hier läuft der Prozess weitgehend automatisiert ab, sodass durch die Datensicherung eigentlich keine Zusatzbelastung für das Praxisteam entsteht.

Schlagworte:
Mehr zum Thema

Geschäftsführung

Florian Fuhrmann soll neuer gematik-Chef werden

Kommentare
Vorteile des Logins

Über unser kostenloses Login erhalten Ärzte und Ärztinnen sowie andere Mitarbeiter der Gesundheitsbranche Zugriff auf mehr Hintergründe, Interviews und Praxis-Tipps.

Haben Sie schon unsere Newsletter abonniert?

Von Diabetologie bis E-Health: Unsere praxisrelevanten Themen-Newsletter.

Das war der Tag: Der tägliche Nachrichtenüberblick mit den neuesten Infos aus Gesundheitspolitik, Medizin, Beruf und Praxis-/Klinikalltag.

Eil-Meldungen: Erhalten Sie die wichtigsten Nachrichten direkt zugestellt!

Newsletter bestellen »

Top-Meldungen

Leitartikel

Homöopathie: Eine bloße Scheindebatte

Lesetipps
Eine neue Leitlinie, die Ende diesen Jahres veröffentlicht werden soll, soll Ärzten und Ärztinnen in der hausärztlichen Versorgung helfen, Patienten und Patientinnen zur Vitamin-D-Substitution adäquat zu beraten.

© irissca / stock.adobe.com

32. Jahreskongress der SGAM

Empfehlungen zur Vitamin-D-Substitution: Neue Leitlinie angekündigt

So klein sieht das Kügelchen beziehungsweise der Globulus hier auf dem Bild gar nicht aus. Ob und wie viel Wirkstoff enthalten ist und welche Wirkung dennoch davon ausgeht, das ist besonders bei Hochpotenzen strittig. Der innerärztliche Streit um die Homöopathie hat auf jeden Fall eine gewisse Größe. Es geht in der Tat um wissenschaftstheoretische Grundlagen.

© Springer Medizin Verlag

Alternative Therapierichtungen

Homöopathie: Worüber gestritten wird – und was die Fakten zeigen