Aktenmanagement

Auf der Suche nach der digitalen Heunadel

Die Zeichen der Zeit stehen auf Digitalisierung – auch im Gesundheitswesen. So kann ein digitales Dokumentenmanagement Ärzten in Praxis und Klinik Zeit sparen und helfen, Risiken zu minimieren.

Von Michael Sudahl Veröffentlicht:
Benötigen Ärzte und MFA bestimmte Patientendokumente, sollte dies nicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

Benötigen Ärzte und MFA bestimmte Patientendokumente, sollte dies nicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

© Paulista / Fotolia

TRAUNSTEIN. Ob Praxis, Gesundheitszentrum, Klinik oder Pflegeeinrichtung – Berichte und Abrechnungen, die Ärzte früher ausdrucken und per Post versenden mussten, gehen heute als PDF-Datei an Patienten oder Krankenkassen. Doch auch digitale Akten brauchen Ordnung. Denn die Suche nach Formularen und Abrechnungen in unübersichtlichen Laufwerken frisst Zeit.

Noch vor wenigen Jahren dümpelten zum Beispiel auch bei den Kliniken Südostbayern (KSOB) Arbeitsanweisungen oder Ablaufbeschreibungen als Word-Files auf diversen Laufwerken und als Zettel in Ordnern vor sich hin. Immerhin: Wichtige Dateien wurden ins Intranet eingespielt.

Doch es fehlte an Struktur. "Ärzte konnten nicht erkennen, wenn zur Aufklärungspflicht eine neue Verfahrensanweisung veröffentlicht wurde", beschreibt Reinhold Frank, Leiter Qualitäts- und Organisationsentwicklung bei den KSOB, im Gespräch mit der "Ärzte Zeitung" den damaligen Stand.

Auch Hinweise oder Verbesserungsvorschläge zu Dokumenten waren lediglich außerhalb des Intranets möglich gewesen. In der Folge wurden Stationsleiter mit E-Mails überhäuft, wenn beispielsweise die Ablaufbeschreibung eines Verbandswechsels lückenhaft war. Das Ganze hatte auch einen unerwünschten Nebeneffekt: Das Haftungsrisiko steig ständig. Denn: Bleiben neue behördliche Vorgaben unbeachtet, kann das teuer werden.

Dashboard zeigt Aktualisierung an

Das hat auch das Management erkannt. Mit sechs Standorten und 3700 Mitarbeitern, die jährlich mehr als 60.000 stationäre Patienten versorgen, ist die gemeinnützige AG mit Sitz in Traunstein eines der größten Unternehmen in der Region. Frank entscheidet sich für ein Dokumenten-Management-System (DMS) des berliner Anbieters Orgavision. Die Testversion überzeugt den Qualitätsbeauftragten: "Wir entschieden uns, mithilfe der Software alle Unterlagen zu strukturieren und ein zentrales, digitales Handbuch zu erstellen."

Heute ist das System Alltag: Dank einer integrierten Suchmaschine finden Mitarbeiter Leitfäden oder Organigramme schnell. Ein Dashboard zeigt an, wenn eine neue Datei dazugekommen ist oder eine bestehende geändert wurde. Bei wichtigen Akten muss der Empfänger abhaken, dass er den Inhalt gelesen hat. Weil sowohl Hinweise als auch Kenntnisnahmen möglich sind, konnte die E-Mail-Flut eingedämmt werden.

Und auch die Kommentarfunktion wird genutzt: "Über Dokumente, die zuvor im Intranet unbeachtet blieben, diskutieren Mitarbeiter plötzlich", berichtet Frank von einem konstruktiven Austausch, den er vorher vermisst hat.

16.000 implementierte Elemente sprechen dafür, dass die Entscheidung richtig war. Der Inhalt hat sich im Vergleich zum alten Intranet, das vergangenes Jahr abgeschaltet wurde, verdreifacht. Gute Systeme benötigen nur eine Internetverbindung und einen Browser.

Der Zugriff ist zeit- und ortsunabhängig möglich. Davon profitieren vor allem größere Organisationen mit mehreren Standorten und Mitarbeitern, die viel unterwegs sind. Wie etwa die Kollegen von Mirko Schweimer, für ihn ist es seit mehr als fünf Jahren Usus, dass in den Einsatzfahrzeugen keine Papier-Ordner mehr rumliegen.

Der Qualitätsmanager der Ambulanz Schrörs, die mit 30 Fahrzeugen und 50 Mitarbeitern in Hamburg unterwegs ist, bestätigt: "Alle Dokumente sind digitalisiert." Sämtliche Prozessbeschreibungen, Dienstanweisungen, Formulare und Hygienepläne stehen den Notärzten und Rettungssanitätern tagesaktuell auf einem Tablet zur Verfügung.

Online-Zugang für Gesundheitsamt

Auch zuständige Behörden können per Leseberechtigung Zugang zum System bekommen. Meldet sich etwa ein Angestellter des Gesundheitsamts, schickt der QM-Manager ihm einfach einen Link. Per definierter Berechtigung kann der Prüfer in dem für ihn freigegebenen Bereich alle Hygieneprotokolle im System des Krankentransportbetriebs einsehen und auswerten. "Für Mitarbeiter von Ämtern ist das oft ein echtes Highlight", schmunzelt Schweimer, "denn häufig bekommen sie mehrere Aktenordner geliefert, durch die sie sich quälen müssen."

"Ärzte und medizinische Einrichtungen entscheiden sich für ein DMS, um die Qualitätsnorm DIN EN ISO 9001:2015 leichter umsetzen zu können", sagt Johannes Woithon. Der Orgavision-Gründer arbeitet seit vielen Jahren in der Sozialwirtschaft und stößt immer wieder auf schlechte oder unzureichende Dokumentationen.

"Moderne Softwarelösungen sorgen für eine klare Ablage, inklusive Änderungshistorie, wie sie etwa bei Wikipedia zu finden ist", weiß der Experte. Steht dann ein Audit an, findet der Auditor übersichtlich alle Unterlagen wie Medizinproduktebücher oder aktuelle Prüfprotokolle. Jeweils auf dem neusten Stand und mit Seriennummern hinterlegt. Die Eingabe der Seriennummer wiederum reiche, um die zur Trage oder zum EKG gehörenden Papiere aufzurufen.

Ein DMS ermöglicht außerdem ein Fehler- und Beschwerdemanagement: "Mitarbeiter können anonym – nach Datenschutzrichtlinien – Fehler oder Vorkommnisse melden", erklärt der Berater.

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